Phân biệt văn bản công chứng và chứng thực như thế nào?

Văn bản công chứng và chứng thực được hiểu như thế nào? Văn bản công chứng, chứng thực là hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã được công chứng viên chứng nhận theo quy định của pháp luật.

Văn bản là gì?

Văn bản theo nghĩa rộng là một loại phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng ký hiệu gọi là chữ viết. Nó bao gồm tổng hợp các câu có tính trọn vẹn về nội dung, hoàn chỉnh về mặt hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định. Hay nói cách khác, văn bản là một dạng sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ được thể hiện ở dạng viết trên một chất liệu nào đó (trên giấy, trên bia đá, câu đối, thư tịch, tác phẩm văn học hay khoa học, công văn, giấy tờ, khẩu hiệu, bản vẽ...đều được gọi là văn bản, khái niệm này được sử dụng một cách khá phổ biến trong giới nghiên cứu về văn bản học, ngôn ngữ học, sử học ở nước ta từ trước tới nay.

Văn bản theo nghĩa hẹp được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định, đề án công tác, báo cáo,… đều được gọi là văn bản. Ngày nay, khái niệm này được dùng một cách rộng rãi trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

>>> Có thể bạn quan tâm: Văn phòng công chứng làm việc thứ 7 và chủ nhật

1. Văn bản Công chứng

- Khái niệm về công chứng:

- Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng, chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản.

- Tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

- Bản chất của văn bản công chứng:

- Bảo đảm về hình thức, nội dung của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch mà công chứng viên ký xác nhận.

- Thẩm quyền về công chứng văn bản:

- Do các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện như: Phòng công chứng nhà nước và văn phòng công chứng tư nhân.

- Các Cơ quan đại diện ngoại giao, đại diện lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài.

- Giá trị pháp lý văn bản đã công chứng:

- Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

- Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác.

- Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.

- Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch.

Phí công chứng văn bản: Phí công chứng được tính theo giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch (theo thông tư 257 của Bộ tài chính).

2. Văn bản chứng thực

- Khái niệm về chứng thực:

Chứng thực là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính, bản gốc để chứng thực giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch theo quy định của Nghị định 23/2015/NDD-CP.

Có 04 hoạt động chứng thực như sau:

- Cấp bản sao từ sổ gốc;

- Chứng thực bản sao từ bản chính;

- Chứng thực chữ ký;

- Chứng thực hợp đồng gioa dịch.

- Bản chất của chứng thực:

Chứng thục là chứng nhận sự việc, chủ yếu chú trọng về mặt hình thức, không đề cập đến nội dung của văn bản.

- Thẩm quyền về chứng thực:

- Phòng Tư pháp cấp quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;

- Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn;

- Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng;

- Cơ quan đại diện ngoại giao, đại diện lãnh sự quán và các Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện cho người Việt Nam ở nước ngoài.

- Giá trị pháp lý của văn bản đã chứng thực:

- Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

- Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

Phí chứng thực văn bản: Được quy định tại phụ lục ban hành kèm theo Qjuyeets định số 1024 của Bộ tư pháp.

Thủ tục công chứng

1. Quy trình, thủ tục công chứng gồm các bước sau:

Bước 1: Người yêu cầu công chứng chuẩn bị đầy đủ giấy tờ hồ sơ theo quy định (bản photo và bản gốc để đối chiếu) đến xuất trình ở bộ phận nhận hồ sơ.

Bước 2: Bộ phận nhận hồ sơ sẽ đối chiếu hồ sơ đã nộp và hồ sơ lưu trữ. Nếu có đầy đủ giấy tờ hợp lệ sẽ nhận hồ sơ, nếu không sẽ yêu cầu bổ sung hồ sơ.

Bước 3: Ngay sau khi đã nhận được hồ sơ thì bộ phận nghiệp vụ sẽ thực hiện soạn hợp đồng, giao dịch. Hợp đồng, giao dịch sau khi soạn xong sẽ được chuyển tới bộ phận thẩm định hồ sơ và kiểm tra pháp lý để xem xét nội dung hợp đồng rồi chuyển cho từng bên đọc lại trước khi ký vào hợp đồng.

Bước 4: Hai bên sẽ ký tên và được công chứng viên chứng nhận và đóng dấu vào hợp đồng rồi chuyển đến bộ phận trả kết quả, lưu hồ sơ.

Bước 5: Bên yêu cầu công chứng nộp phí công chứng và nhận lại bản chính hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.

2. Thời hạn công chứng

Căn cứ Điều 43 Luật Công chứng 2014 quy định về thời hạn công chứng như sau:

- Thời hạn công chứng được xác định kể từ ngày thụ lý hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả công chứng.

Thời gian xác minh, giám định nội dung liên quan đến hợp đồng, giao dịch, niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, dịch giấy tờ, văn bản không tính vào thời hạn công chứng.

- Thời hạn công chứng không quá 02 ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.

3. Địa điểm công chứng

Địa điểm công chứng được quy định tại Điều 44 Luật Công chứng 2014 như sau:

- Công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng (trừ trường hợp công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng).

- Công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp:

a. Người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù.

b. Người yêu cầu công chứng có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

4. Chữ viết trong văn bản công chứng

Căn cứ Điều 45 Luật Công chứng 2014.

-Chữ viết trong văn bản công chứng phải rõ ràng, dễ đọc, không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không được viết xen dòng, viết đè dòng, không được tẩy xoá, không được để trống, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Thời điểm công chứng phải được ghi cả ngày, tháng, năm; có thể ghi giờ, phút nếu người yêu cầu công chứng đề nghị hoặc công chứng viên thấy cần thiết.

Các con số phải được ghi cả bằng số và chữ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

5. Ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng

Chữ ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng được quy định tại Điều 48 Luật Công chứng 2014 như sau:

+ Chữ ký trong văn bản công chứng:

- Người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào hợp đồng, giao dịch trước mặt công chứng viên.

- Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp khác đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng thì người đó có thể ký trước vào hợp đồng; công chứng viên phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng.

+ Điểm chỉ trong văn bản công chứng:

- Điểm chỉ được thay thế việc ký trong trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch không ký được do khuyết tật hoặc không biết chữ hoặc lý do khác.

- Khi điểm chỉ, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch sử dụng ngón trỏ phải; nếu không điểm chỉ được bằng ngón trỏ phải thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó thì điểm chỉ bằng ngón khác và phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào trong bàn tay.

+Điểm chỉ và ký trong văn bản công chứng:

-Điểm chỉ cũng có thể thực hiện đồng thời với việc ký trong các trường hợp sau đây:

- Công chứng di chúc;

- Theo đề nghị của người yêu cầu công chứng;

- Công chứng viên thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng.

6. Phí công chứng

- Phí công chứng bao gồm phí công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch, phí lưu giữ di chúc, phí cấp bản sao văn bản công chứng.

- Người yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch, lưu giữ di chúc, cấp bản sao văn bản công chứng phải nộp phí công chứng.

- Mức thu, chế độ thu, nộp, sử dụng và quản lý phí công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật. Xem ngay: Phí công chứng

7. Thù lao công chứng

Thù lao công chứng được quy định tại Điều 67 Luật Công chứng 2014 như sau:

- Người yêu cầu công chứng phải trả thù lao khi yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp, dịch giấy tờ, văn bản và các việc khác liên quan đến việc công chứng.

- Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành mức trần thù lao công chứng áp dụng đối với các tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương.

- Tổ chức hành nghề công chứng xác định mức thù lao đối với từng loại việc không vượt quá mức trần thù lao công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành và niêm yết công khai các mức thù lao tại trụ sở của mình.

- Tổ chức hành nghề công chứng thu thù lao cao hơn mức trần thù lao và mức thù lao đã niêm yết thì bị xử lý theo quy định của pháp luật.

- Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm giải thích rõ cho người yêu cầu công chứng về thù lao công chứng.

Câu hỏi thường gặp

Khách hàng tại quận Đống Đa hỏi:

Tại sao không phải là công chứng bản sao mà lại là chứng thực bản sao? Công chứng bản sao ở đâu? Bản sao có giá trị bao lâu?

*Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

+ Công chứng là do Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực bản sao cũng có thể thực hiện tại UBND xã, phường, thị trấn, hoặc phòng Tư pháp của các quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh.

+ Thời hạn của sao y bản chính có giá trị vô hạn, trừ trường hợp bản chính đã bị thu hồi, hủy bỏ. Bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có xác định thời hạn như phiếu lý lịch tư pháp là 6 tháng, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (6 tháng), CCCD bản sao chỉ có giá trị sử dụng trong thời hạn bản gốc còn hạn sử dụng.

* Bản chính là gì?

+ Bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu khi chứng thực bản sao.

* Bản sao là gì?
+ Bản sao là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính.

* Sổ gốc là gì?
+ Sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính, trong đó có ghi đầy đủ những nội dung như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.

* Chứng thực chữ ký là gì?

Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực.

>>> Xem thêm các từ khóa tìm kiếm: Dịch vụ sang tên sổ đỏ - Thủ tục làm sổ đỏ - Thủ tục xin cấp sổ đỏ - Kiểm tra sổ đỏ giả - Nghề cộng tác viên - dịch thuật công chứng - Chứng thực - Sao y bản chính giấy tờ - Công chứng hợp đồng mua bán nhà đất - công chứng hợp động tặng cho nhà đất - Công chứng ủy quyền - Công chứng hợp đồng ủy quyền - Công chứng văn bản thừa kế - Công chứng di chúc - Công chứng bản sao - Công chứng bản dịch - Công chứng hợp đồng mua bán xe - Công chứng cho thuê nhà - Công chứng chuyển nhượng nhà đất - Văn bản thỏa thận chia thừa kế - Công chứng ngoài giờ hành chính - Công chứng thứ 7 và chủ nhật - Phí công chứng - Phí công chứng bản dịch