Sao y, chứng thực là gì? Phân biệt giữa chứng thực và công chứng?

Phân biệt bản sao và bản foto có chứng thực

+ Bản sao trích lục có công chứng được không?

Theo quy định tại Khoản 5 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch thì "Bản chính" là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Như vậy, Trích lục kết hôn, giấy khai sinh (bản sao) không phải là bản chính. Do đó, cơ quan có thẩm quyền chứng thực không thực hiện chứng thực bản sao đối với Trích lục Trích lục kết hôn, giấy khai sinh (bản sao).

+ Bản sao là gì? Bản photo có phải là bản sao không?

Theo trích dẫn tại Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

Định nghĩa này không yêu cầu bản sao phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền. Tuy nhiên, nhiều người vẫn rất mơ hồ, không biết bản photo có phải bản sao không?

Cùng tìm hiểu trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao tại Điều 6 Nghị định này:

Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao (không được yêu cầu bản sao có chứng thực) nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính.

Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết.

Theo như quy định này thì bản sao được chia thành 03 loại: Bản sao, bản sao chứng thực và bản sao được cấp từ sổ gốc.

Như vậy: Bản photo từ bản chính (chưa đươc chứng thực) cũng được coi là bản sao

+ Bản sao có thời hạn là bao lâu?

Tại Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, quy định:

1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Tuy nhiên, Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP đều không quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao được công chứng, chứng thực. Do vậy, về nguyên tắc, bản sao được công chứng, chứng thực có giá trị vô thời hạn. Tuy nhiên, trong thực tế bản sao được chứng thực có thể chia thành hai loại:

• Bản sao vô thời hạn: Bản sao được chứng thực từ bảng điểm, bằng cử nhân, giấy phép lái xe mô tô… có giá trị vô hạn, trừ trường hợp bản chính đã bị thu hồi, hủy bỏ.
• Bản sao hữu hạn: Bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có xác định thời hạn như: Phiếu lý lịch tư pháp (06 tháng), Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (06 tháng), Giấy chứng minh Nhân dân (15 năm)… thì bản sao chỉ có giá trị sử dụng trong thời hạn bản gốc còn hạn sử dụng.

Ngoài ra, cán bộ thụ lý có quyền yêu cầu đương sự xuất trình bản chính (bản gốc) để đối chiếu chứ không có quyền yêu cầu nộp bản sao mới. Như vậy, pháp luật hiện hành không có quy định về việc hạn chế thời hạn sử dụng của bản sao đã được chứng thực từ bản chính nên có thể hiểu bản sao y có giá trị pháp lý đến khi nào bản gốc bị thay đổi và không còn giá trị pháp lý.