Chứng thực là gì? Phân biệt chứng thực và công chứng mới nhất

13/02/2025

Chứng thực là gì? Hướng dẫn thủ tục chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký và phân biệt chứng thực với công chứng theo quy định mới nhất. Tư vấn chứng thực nhanh tại Hà Nội.

Chứng thực là gì?

Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực là việc cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính hoặc xác nhận chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

Hiện nay, chứng thực thường gồm các hình thức sau:

1. Chứng thực bản sao từ bản chính

Đây là loại chứng thực phổ biến nhất trong thực tế.

Cơ quan có thẩm quyền sẽ căn cứ vào bản chính giấy tờ để xác nhận bản sao là đúng với bản chính.

Một số giấy tờ thường cần chứng thực bản sao:

CCCD / CMND

Sổ hộ khẩu

Bằng cấp, chứng chỉ

Giấy khai sinh

Giấy đăng ký kết hôn

Bản sao sau khi được chứng thực có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong nhiều giao dịch.

2. Chứng thực chữ ký

Chứng thực chữ ký là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận chữ ký trên văn bản là của người yêu cầu chứng thực.

Một số trường hợp thường cần chứng thực chữ ký:

Giấy ủy quyền

Văn bản cam kết

Đơn xác nhận

Các giấy tờ giao dịch dân sự

Việc chứng thực chữ ký giúp xác định trách nhiệm của người ký đối với nội dung văn bản.

3. Chứng thực hợp đồng, giao dịch

Một số hợp đồng dân sự có thể thực hiện chứng thực tại UBND cấp xã.

Ví dụ:

1. Hợp đồng ủy

2. Hợp đồng tặng cho tài sản

3. Hợp đồng mua bán tài sản

4. Cơ quan chứng thực sẽ xác nhận: thời gian ký, địa điểm giao giao, năng lực hành vi dân sự của các bên.

Sao y là gì?

Sao y là việc tạo ra bản sao có nội dung giống hoàn toàn với bản chính theo đúng thể thức quy định.

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, sao y có thể thực hiện dưới các hình thức:

1. Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy

2. Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy

3. Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử

Trong thực tế, thuật ngữ “sao y chứng thực” thường được dùng để chỉ việc chứng thực bản sao từ bản chính.

Phân biệt chứng thực và công chứng

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa chứng thực và công chứng. Tuy nhiên đây là hai thủ tục pháp lý khác nhau.

1. Về khái niệm

Công chứng

Là việc công chứng viên xác nhận tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch hoặc bản dịch theo quy định của pháp luật.

Chứng thực

Là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận bản sao đúng với bản chính hoặc xác nhận chữ ký.

2. Về cơ quan thực hiện

Công chứng

- Phòng công chứng

- Văn phòng công chứng

Chứng thực

- UBND xã

- Phòng Tư pháp

- Cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài

- Văn phòng công chứng

3. Về bản chất pháp lý

Công chứng

- Xác nhận nội dung hợp đồng, giao dịch

- Có giá trị pháp lý cao

- Công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hợp đồng

Chứng thực

- Chỉ xác nhận bản sao hoặc chữ ký

- Không xác nhận nội dung văn bản

- Bản sao chứng thực có thời hạn bao lâu?

- Theo quy định pháp luật hiện hành, bản sao được chứng thực từ bản chính không quy định thời hạn sử dụng.

Tuy nhiên, giá trị của bản sao phụ thuộc vào thời hạn của bản chính.

Ví dụ:

- Bằng cấp, chứng chỉ → bản sao có giá trị lâu dài

- Phiếu lý lịch tư pháp → thường có giá trị 6 tháng

- Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân → thường có giá trị 6 tháng

- Do đó khi sử dụng bản sao chứng thực, cần lưu ý thời hạn của giấy tờ gốc.

- Bản photo có phải là bản sao không?

Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung giống với bản chính.

Như vậy:

- Bản photo từ bản chính vẫn được coi là bản

- Tuy nhiên bản photo chưa có chứng thực sẽ không có giá trị thay cho bản chính trong nhiều giao dịch.

Câu hỏi thường gặp về chứng thực

1. Chứng thực bản sao là gì?

Chứng thực bản sao là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận bản sao đúng với bản chính theo quy định pháp luật.

2. Chứng thực chữ ký là gì?

Chứng thực chữ ký là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận chữ ký trên văn bản là của

3. Bản sao chứng thực có thời hạn bao lâu?

Pháp luật không quy định thời hạn cụ thể. Tuy nhiên giá trị của bản sao phụ thuộc vào thời hạn của giấy tờ gốc.

4. Bản photo có cần chứng thực không?

Trong nhiều trường hợp, bản photo cần được chứng thực bản sao để có giá trị pháp lý thay cho bản chính.

5. Chứng thực thực hiện ở đâu?

Người dân có thể thực hiện chứng thực tại:

- UBND xã

- Phòng Tư pháp

- Văn phòng công chứng

6. Chứng thực bản sao mất bao lâu?

Thông thường thủ tục chứng thực bản sao chỉ mất khoảng 5–10 phút nếu hồ sơ đầy đủ.

7. Lệ phí chứng thực là bao nhiêu?

Theo quy định hiện hành:

- Chứng thực bản sao: khoảng 2.000 – 5.000 đồng/trang

- Chứng thực chữ ký: khoảng 10.000 đồng/lần

8. Chứng thực và công chứng khác nhau như thế nào?

Công chứng xác nhận nội dung hợp đồng, còn chứng thực chủ yếu xác nhận bản sao hoặc chữ ký.

9. Bản sao chứng thực có giá trị pháp lý không?

Bản sao được chứng thực có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong nhiều giao dịch.

10. Có thể chứng thực giấy tờ tại văn phòng công chứng không?

Có. Văn phòng công chứng có thẩm quyền thực hiện chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký theo quy định pháp luật

Kết luận

Có thể thấy rằng chứng thực là thủ tục pháp lý quan trọng giúp xác nhận tính chính xác của giấy tờ, bản sao hoặc chữ ký trong các giao dịch.

Việc hiểu rõ chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký và sự khác nhau giữa chứng thực và công chứng sẽ giúp người dân thực hiện thủ tục nhanh chóng và đúng quy định.

Dịch vụ chứng thực và công chứng nhanh tại Hà Nội

Nếu bạn cần thực hiện chứng thực giấy tờ, chứng thực chữ ký hoặc công chứng hợp đồng, hãy liên hệ với Văn phòng Công chứng Nguyễn Huệ để được hỗ trợ nhanh chóng.

✔ Chứng thực bản sao giấy tờ

✔ Chứng thực chữ ký

✔ Công chứng hợp đồng giao dịch

✔ Hỗ trợ công chứng tại nhà

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.

2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.