Thủ tục công chứng ủy quyền và những hồ sơ cần chuẩn bị [cập nhật 2023]

15/01/2024

Khi bạn không thể thực hiện công việc hay muốn nhờ người khác thực hiện các công việc thay mình thì bạn cần lập ủy quyền. Đặc biệt là khi tiến hành các hợp đồng ủy quyền. Bài viết dưới đây Công chứng Nguyễn Huệ sẽ hướng dẫn bạn cách lập hợp đồng ủy quyền và tiến hành công chứng ủy quyền cũng như các giấy tờ cần chuẩn bị. Các giấy tờ cần chuẩn bị để làm hồ sơ công chứng ủy quyền.

>>> Xem thêm: Công chứng cả thứ 7 và chủ nhật

Các loại hồ sơ và giấy tờ công chứng ủy quyền cần chuẩn bị bao gồm:

Các giấy tờ bên uỷ quyền phải cung cấp

Các giấy tờ bên ủy quyền phải cung cấp bao gồm có giấy chứng minh nhân dân, hộ chiếu và địa chỉ thường trú của người vợ hay chồng hoặc của người được uỷ quyền và đại diện nếu là ủy quyền (bản chính và bản sao).

Trong trường hợp người được ủy quyền không phải người thân hay vợ hặc chồng cùng hộ khẩu thì phải cung cấp hộ khẩu của người ủy quyền hoặc giấy tờ chứng minh mối quan hệ.

Trong trường hợp, bạn đã ủy quyền cho người khác được thực hiện ủy quyền thay bạn thì bạn cần cung cấp được hợp đồng ủy quyền đã được công chứng (bao gồm bản chính và bản sao). Các trường hợp ủy quyền khác nhau thì cần chuẩn bị hồ sơ khác nhau như:

Đối với trường hợp uỷ quyền liên quan đến bất động

Đối với các trường hợp ủy quyền liên quan đến bất động sản thì bạn cần cung cấp các giấy tờ sau:

Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà, quyền sở hữu đất và tài sản gắn liền với đất bao gồm cả bản chính và bản sao.
Nếu như giấy tờ ủy quyền là nhà ở và đất ở hay các tài sản gắn liền với tài sản riêng của cá nhân thì phải có giấy tờ chứng minh tài sản riêng như: văn bản phân chia tài sản chứng minh được thừa kế riêng, di chúc hay văn bản thỏa thuận tài sản riêng trong thời kỳ hôn nhân của vợ chồng… gồm bản chính và bản sao.

Đối với các trường hợp ủy quyền mà người ủy quyền đang là độc thân thì phải có một trong các giấy tờ sau:

Với người còn độc thân thì cần phải chứng minh được tình trạng hôn bằng các giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của ủy ban nhân dân xã, hoặc phường xác nhận là bạn chưa đăng ký kết hôn lần nào.
Trong trường hợp đã ly hôn cần có giấy xác nhận tình trạng hôn nhân sau khi ly hôn cho đến thời điểm ký kết hợp đồng để chứng minh bạn là độc thân chưa kết hôn với ai.
Nếu đã từng kết hôn nhưng vợ hoặc chồng không may qua đời thì cần giấy xác nhận tình trạng hôn nhân xác nhận từ thời điểm vợ hay chồng qua đời cho đến thời điểm ký kết hợp đồng chưa đăng ký kết hôn với ai (bản chính và bản sao).

Đối với các trường hợp uỷ quyền khác

Đối với các trường hợp công chứng ủy quyền, người yêu cầu công chứng ủy quyền cần cung cấp đủ các loại giấy tờ theo yêu cầu của pháp luật. Điều này để giúp chứng minh người ủy quyền được phép ủy quyền cho người khác.

>>> Xem thêm: Công chứng hợp đồng đặt cọc

Các loại giấy tờ mà bên nhận ủy quyền cần phải chuẩn bị?

Cũng như người ủy quyền người nhận ủy quyền cần cung cấp các loại giấy tờ cá nhân như: Chứng minh thư nhân dân, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc các giấy tờ hợp pháp khác để chứng minh thân nhân và nơi ở của bên được ủy quyền bao gồm cả bản chính và bản sao.

Đối với pháp nhân

Thứ 1: đối với pháp nhân cần có quyết định thừa nhận tư cách pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hay giấy tờ hợp pháp khác, bao gồm cả bản chính và bản sao.

Thứ 2: Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân hay giấy ủy quyền đại diện của pháp nhân nếu là ủy quyền, cũng bao gồm có bản chính và bản sao.

Ngoài ra cần cung cấp chứng minh thư nhân dân, hộ chiếu hoặc các giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân. Các biên bản họp hội đồng thành viên của pháp nhân liên quan đến việc thực hiện hợp đồng giao dịch.

>>> Xem thêm: Phí công chứng hợp đồng ủy quyền

Các bước thực hiện công chứng ủy quyền tại văn phòng công chứng

sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giấy tờ sẽ đến các bước thực hiện công chứng ủy quyền với 5 bước dưới đây:

Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ và giấy tờ từ khách hàng bằng nhiều hình khác nhau.

Bước 2: Lúc này bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra hồ sơ và những điều kiện công chứng hợp đồng ủy quyền.

Bước 3: Sau khi nhận được hồ sơ và giấy tờ đầy đủ bộ phận nghiệp vụ sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng giao dịch rồi sau đó đến thẩm định nội dung. Tiếp đó đến thẩm định kỹ thuật để rà soát và chuyển qua các bên đọc lại.

Bước 4: Sau khi các bên đã đọc lại nếu như cả hai bên đã đồng ý và không yêu cầu sửa lại thì sẽ ký/điểm chỉ vào từng trang của hợp đồng (theo hướng dẫn). Tiếp đó bộ phận nghiệp vụ sẽ lấy chữ ký và dấu của công chứng viên.

Bước 5: Tiến hành nộp lệ phí và thù lao công chứng để nhận các bản hợp đồng và giao dịch đã được công chứng theo thỏa thuận với khách hàng.

Trên đây là những thủ tục và hồ sơ bạn cần chuẩn bị khi thực hiện công chứng ủy quyền. Hy vọng với những thông tin mà chúng tôi cung cấp có ích cho bạn.

>>> Có thể bạn quan tâm: Dịch vụ làm sổ đỏ