Chứng thực chữ ký là gì? Quy trình thủ tục chứng thực chữ ký theo quy định

12/02/2025

Trong thời đại kinh tế, công nghiệp hóa hiện đại hóa như hiện nay, việc phát triển giao lưu kinh tế, mua bán trao đổi, đến việc thực hiện các văn bản thủ tục hành chính có tầm quan trọng hơn bao giờ hết. Điều quan trọng của việc lập văn bản đó là chứng thực chữ ký. Vậy, Chứng thực chữ ký là gì? Quy trình thủ tục chứng thực chữ ký theo quy định? Hãy cùng VPCC Nguyễn Huệ tìm hiểu chi tiết tại bài viết dưới đây.

>>> Xem thêm: Lý lịch tư pháp là gì? Thủ tục làm lý lịch tư pháp mới cập nhập

1. Chứng thực chữ ký là gì?

Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực.

Chứng thực chữ ký là gì? Quy trình thủ tục chứng thực chữ ký theo quy định

2. Quy trình thủ tục chứng thực chữ ký theo quy định

Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch đã quy định về Thủ tục chứng thực chữ ký như sau:

Bước 1: Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ bao gồm:

Bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng.
Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.

Bước 2: Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp.

Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản. hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực.

>>> Xem thêm: Sao y chứng thực giấy tờ ở đâu uy tín, chất lượng?

Bước 3: Thực hiện chứng thực

Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với giấy tờ, văn bản có từ hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Chứng thực chữ ký là gì? Quy trình thủ tục chứng thực chữ ký theo quy định

3. Văn bản nào bắt buộc phải chứng thực chữ ký?

Theo quy định tại Điều 3 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP như sau:

Điều 3. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực.

Bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch.

Chứng thực chữ ký là gì? Quy trình thủ tục chứng thực chữ ký theo quy định

Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

4. Các loại chứng thực phổ biến khác

Ngoài chứng thực chữ ký, trong cuộc sống hàng ngày còn có nhiều loại chứng thực khác được sử dụng rộng rãi, bao gồm:

Chứng thực giấy tờ

Chứng thực giấy tờ là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung khớp với bản chính. Đây là dịch vụ được sử dụng phổ biến trong nhiều thủ tục hành chính như:

Xác nhận bản sao chứng minh nhân dân, căn cước công dân
Chứng thực hộ khẩu, sổ tạm trú
Sao y giấy tờ nhà đất, sổ đỏ
Xác nhận các loại hợp đồng, văn bản thỏa thuận

Chứng thực bằng cấp

Chứng thực bằng cấp là một trong những loại giấy tờ được chứng thực phổ biến nhất hiện nay. Khi bạn cần sử dụng bằng cấp cho các mục đích như đi làm, du học, xin visa, hoặc các thủ tục hành chính khác, việc chứng thực bản sao từ bản chính sẽ giúp tài liệu có giá trị pháp lý cao hơn và được các cơ quan, tổ chức chấp nhận.

Các loại bằng cấp thường được chứng thực:

Bằng tốt nghiệp các cấp (THPT, đại học, thạc sĩ, tiến sĩ)
Bảng điểm, học bạ
Chứng chỉ, chứng nhận nghề
Văn bằng ngoại ngữ, tin học

5. Thẩm quyền tiến hành chứng thực chữ ký

Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền và trách nhiệm:
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
- Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền và trách nhiệm:
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
- Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm: Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản.

Ngoài ra, khi đến với VPCC Nguyễn Huệ có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chứng thực chữ ký cao và tận tụy trong công việc. Đến với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ là sự lựa chọn hoàn hảo của Quý khách.

>>> Xem thêm: Danh sách các văn phòng thừa phát lại tại Hà Nội

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.

2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.

4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.

5. Xem thêm…