Quy trình thủ tục công chứng [cập nhật 2024]

14/07/2023

Bạn có hồ sơ cần công chứng và không biết quy trình, thủ tục ra sao? Hoặc đơn giản là bạn muốn biết thêm về quy trình chung thủ tục công chứng? Thế thì cùng chúng tôi tìm hiểu ngay về quy trình này như thế nào trong bài viết dưới đây.

Hồ sơ mà bạn cần công chứng sẽ phải trải qua 4 bước trước khi hoàn tất và được hoàn trả lại bạn. Hãy cùng Công Chứng Nguyễn Huệ tìm hiểu quy trình thủ tục công chứng để xem 4 bước đó là gì nhé.

Bước 1: Nộp hồ sơ

Bạn tiến hành hoàn tất hồ sơ cần công chứng và mang hồ sơ đến nộp tại trụ sở Văn phòng Công chứng. Thời gian nhận hồ sơ là từ thứ hai đến thứ sáu, buổi sáng từ 8 giờ đến 12 giờ và buổi chiều từ 13 giờ đến 17 giờ và sáng thứ bảy từ 8 giờ đến 12 giờ.

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Hồ sơ của bạn sẽ được tiếp nhận và kiểm tra theo một trong hai trường hợp sau:

Trường hợp hồ sơ được tiếp nhận thông qua bộ phận tiếp nhận hồ sơ: Bộ phận tiếp nhận sẽ chuyển hồ sơ cho Công chứng viên để kiểm tra các giấy tờ có trong hồ sơ cần công chứng.

Trường hợp hồ sơ được Công chứng viên trực tiếp nhận: Công chứng viên sẽ kiểm tra giấy tờ có trong hồ sơ mà bạn yêu cầu công chứng:

Trường hợp hồ sơ bạn cần công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật: Công chứng viên tiến hành thụ lý và ghi vào sổ công chứng.

Trường hợp hồ sơ bạn cần công chứng chưa đầy đủ: Công chứng viên sẽ ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung.

Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: Công chứng viên sẽ giải thích rõ ràng cho bạn lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ cần công chứng của bạn.

Bước 3: Soạn thảo và ký văn bản

Sau khi hồ sơ yêu cầu công chứng của bạn đã hoàn tất bước tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ thì tiếp đến là bước soạn thảo và ký văn bản:

Trường hợp văn bản đã được bạn soạn thảo sẵn: Công chứng viên tiến hành kiểm tra dự thảo văn bản và chỉ rõ những điểm cần sửa chữa trong văn bản (nếu có) cho bạn (người công chứng), nếu bạn không sửa chữa thì Công chứng viên có quyền từ chối công chứng cho bạn.

>>> Có thể bạn quan tâm: Công chứng giấy ủy quyền

Trường hợp văn bản do Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của bạn: Sau khi xác định nội dung, ý định giao kết hợp đồng không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì Công chứng viên sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng, giao dịch.

Sau khi đã có văn bản thì bạn tự đọc lại dự thảo hợp đồng hoặc có thể yêu cầu Công chứng viên đọc giúp.

Nếu bạn yêu cầu sửa đổi, bổ sung thì Công chứng viên sẽ xem xét và tiến hành sửa đổi, bổ sung ngay trong ngày hoặc có thể hẹn lại ngày khác.

Ở bước này, Công chứng viên sẽ yêu cầu bạn xuất trình đầy đủ bản chính của các giấy tờ liên quan theo quy định để đối chiếu trước khi ghi lời chứng cũng như ký vào hợp đồng và chuyển sang bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng.

Bước 4: Trả kết quả công chứng

Hồ sơ mà bạn cần công chứng sẽ được đóng dấu và trả lại sau khi bộ phận thu phí của Văn phòng công chứng hoàn tất việc thu phí, thù lao công chứng cũng như chi phí khác theo quy định.

Trên đây là thông tin về quy trình chung thủ tục công chứng. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích với bạn.