Cách lấy chứng thực điện tử trên Dịch vụ công

Chứng thực điện tử trên Dịch vụ công là giải pháp hiện đại giúp người dân tiết kiệm thời gian và chi phí khi thực hiện các thủ tục hành chính. Thay vì đến trực tiếp cơ quan, bạn có thể hoàn tất mọi thủ tục chứng thực điện tử trên Dịch vụ công ngay tại nhà qua Cổng Dịch vụ công quốc gia (dichvucong.gov.vn). Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách lấy chứng thực điện tử trên Cổng Dịch vụ công quốc gia một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

1. Chứng thực điện tử trên cổng Dịch vụ công quốc gia

1.1. Khái niệm chứng thực điện tử

Chứng thực điện tử là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính hợp pháp của bản sao giấy tờ được số hóa và lưu trữ trên hệ thống điện tử. Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực bản sao trên Dịch vụ công có giá trị pháp lý tương đương với chứng thực truyền thống bằng giấy.

Khi thực hiện chứng thực điện tử, cơ quan chứng thực sẽ kiểm tra tính xác thực của bản gốc, sau đó đóng dấu điện tử và ký số để xác nhận bản sao này là đúng với bản gốc. Kết quả được lưu trữ trong hệ thống và có thể tra cứu bất kỳ lúc nào.

1.2. Các loại dịch vụ chứng thực điện tử

Cổng Dịch vụ công quốc gia cung cấp đầy đủ các dịch vụ sau:

• Chứng thực bản sao từ bản chính: Sao chép và xác nhận tính chính xác của giấy tờ, tài liệu gốc
• Chứng thực chữ ký điện tử: Xác nhận chữ ký của cá nhân trên các văn bản điện tử
• Công chứng điện tử: Công chứng các hợp đồng, giao dịch hoàn toàn trực tuyến

1.3. Lợi ích của chứng thực điện tử

Việc sử dụng dịch vụ chứng thực điện tử mang lại nhiều lợi ích:

Người dân có thể theo dõi tiến trình xử lý trực tuyến, nhận kết quả qua email hoặc tải file điện tử đã được chứng thực.

2. Hướng dẫn chứng thực điện tử trên Dịch vụ công

2.1. Điều kiện thực hiện

Để thực hiện chứng thực điện tử trên Dịch vụ công, bạn cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Về tài khoản:
  • Tài khoản đăng nhập trên Cổng Dịch vụ công quốc gia (đăng ký miễn phí tại dichvucong.gov.vn)
  • Tài khoản phải được xác thực thông tin cá nhân (xác minh CCCD/CMND)
• Về giấy tờ:
  • Giấy tờ gốc cần chứng thực bản sao (giấy khai sinh, CMND/CCCD, hộ khẩu, bằng tốt nghiệp, sổ đỏ, giấy đăng ký xe, giấy phép lái xe...)
  • Giấy tờ phải còn nguyên vẹn, thông tin rõ ràng, không bị tẩy xóa
• Về thiết bị:
  • Thiết bị kết nối internet ổn định (wifi hoặc 4G/5G)
  • Máy quét hoặc camera điện thoại để chụp/scan giấy tờ
  • Độ phân giải camera tốt nhất có thể (tối thiểu 5MP)

2.2. Các bước thực hiện chi tiết

Bước 1: Truy cập và đăng nhập

Truy cập địa chỉ dichvucong.gov.vn bằng trình duyệt web (Chrome, Edge, Safari...). Nếu chưa có tài khoản, nhấn "Đăng ký" và điền thông tin theo hướng dẫn. Sau khi đăng ký, bạn cần xác minh tài khoản bằng cách chụp ảnh CMND/CCCD mặt trước và sau để hệ thống xác thực.

Bước 2: Tìm kiếm dịch vụ

Tại giao diện chính, sử dụng thanh tìm kiếm và gõ từ khóa "Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản" hoặc di chuột vào mục "Dịch vụ công" -> "Tư pháp" -> "Chứng thực". Chọn đúng dịch vụ phù hợp với nhu cầu của bạn.

Bước 3: Điền thông tin hồ sơ

Điền đầy đủ các thông tin được yêu cầu:

• Họ và tên (đúng như trên CCCD/CMND)
• Số CCCD/CMND
• Ngày tháng năm sinh
• Địa chỉ thường trú
• Số điện thoại liên hệ
• Địa chỉ email nhận kết quả
• Loại giấy tờ cần chứng thực
• Mục đích sử dụng (xin việc, làm thủ tục nhà đất, du học...)

Bước 4: Tải lên hình ảnh giấy tờ

Chụp hoặc quét giấy tờ gốc cần chứng thực. Lưu ý:

• Định dạng được chấp nhận: JPG, PNG, PDF
• Kích thước file tối đa: 10MB
• Hình ảnh phải rõ nét, đủ 4 góc của giấy tờ
• Nếu giấy tờ có hai mặt, chụp cả hai mặt
• Đảm bảo ánh sáng đầy đủ, không bị gãy hoặc mờ

Bước 5: Nộp hồ sơ và nhận mã

Sau khi kiểm tra lại thông tin, nhấn nút "Nộp hồ sơ" để hoàn tất. Hệ thống sẽ hiển thị mã hồ sơ, đây là mã quan trọng để bạn theo dõi và tra cứu. Hãy lưu lại mã này hoặc chụp màn hình để không bị quên.

>>> Đọc thêm: Chứng thực điện tử như thế nào?

3. Cách nộp hồ sơ chứng thực trên Dịch vụ công

3.1. Lưu ý quan trọng khi nộp hồ sơ

Khi nộp hồ sơ chứng thực trên Dịch vụ công, bạn cần lưu ý những điểm sau:

• Chọn đúng loại dịch vụ:
  • Chứng thực bản sao: Dùng khi cần xác nhận bản sao đúng với bản gốc
  • Chứng thực chữ ký: Dùng khi cần xác nhận chữ ký trên văn bản
  • Công chứng trực tuyến: Dùng cho các hợp đồng, giao dịch cần công chứng
• Điền thông tin đầy đủ, chính xác:
  • Họ tên: Viết đúng như trên CCCD/CMND, có dấu đầy đủ
  • Số CCCD/CMND: Ghi đúng số, không thêm hoặc bớt ký tự
  • Số điện thoại: Đảm bảo còn hoạt động để nhận thông báo
  • Email: Nhập chính xác để nhận kết quả
• Chất lượng hình ảnh giấy tờ:
  • Hình ảnh giấy tờ gốc phải rõ nét
  • Độ phân giải tối thiểu 300 DPI
  • Không bị nhòe, mờ hoặc thiếu góc
  • Đủ ánh sáng, không bị khuất hoặc có bóng
• Giữ giấy tờ gốc:
  • Luôn giữ giấy tờ gốc để xuất trình khi cơ quan yêu cầu kiểm tra
  • Trong một số trường hợp, cơ quan có thể yêu cầu bạn mang giấy tờ gốc đến đối chiếu

3.2. Theo dõi trạng thái hồ sơ

Sau khi nộp hồ sơ, hệ thống sẽ gửi email xác nhận kèm mã hồ sơ để tra cứu chứng thực điện tử. Bạn có thể đăng nhập vào tài khoản để theo dõi trạng thái xử lý bất kỳ lúc nào.

4. Tra cứu chứng thực điện tử

4.1. Cách tra cứu

Để tra cứu chứng thực điện tử, bạn thực hiện các bước sau:

• Truy cập dichvucong.gov.vn
• Đăng nhập tài khoản
• Vào mục "Tra cứu hồ sơ" hoặc "Quản lý hồ sơ"
• Nhập mã hồ sơ đã nhận khi nộp
• Xem trạng thái và thông tin chi tiết

4.2. Các trạng thái hồ sơ

Bạn cũng có thể nhận thông báo qua email mỗi khi trạng thái hồ sơ thay đổi, giúp theo dõi tiến trình dễ dàng hơn.

5. Các loại giấy tờ có thể chứng thực điện tử

5.1. Giấy tờ cá nhân

• CMND/CCCD (Căn cước công dân)
• Hộ chiếu
• Giấy khai sinh
• Sổ hộ khẩu/Giấy tạm trú
• Giấy phép lái xe
• Bằng tốt nghiệp, bằng cấp các loại
• Văn bằng, chứng chỉ
• Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

5.2. Giấy tờ tài sản

• Sổ đỏ/Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
• Giấy đăng ký xe
• Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở
• Hợp đồng mua bán tài sản (đã công chứng)

5.3. Giấy tờ doanh nghiệp

• Đăng ký kinh doanh
• Quyết định thành lập
• Điều lệ công ty
• Biên bản họp hội đồng quản trị
• Giấy ủy quyền của doanh nghiệp

>>> Xem thêm: Hướng dẫn chứng thực chữ ký đầy đủ từ A-Z (2026).

6. Thời gian xử lý và phí dịch vụ

6.1. Thời gian xử lý

Thời gian xử lý hồ sơ chứng thực điện tử phụ thuộc vào loại giấy tờ và độ phức tạp:

• Giấy tờ thông thường: 1-3 ngày làm việc (giấy khai sinh, CMND/CCCD, hộ khẩu...)
• Giấy tờ tài sản: 3-5 ngày làm việc (sổ đỏ, giấy đăng ký xe...)
• Giấy tờ phức tạp: 5-7 ngày làm việc (hợp đồng, văn bản cần xác minh...)

Lưu ý: Thời gian tính từ ngày hồ sơ được tiếp nhận hợp lệ, không tính ngày nghỉ, lễ.

6.2. Phí dịch vụ

• Chứng thực bản sao: Miễn phí đối hầu hết các loại giấy tờ
• Phí công chứng: Theo biểu phí công chứng hiện hành (từ 50.000đ - 300.000đ tùy loại)
• Phí chứng thực chữ ký: Theo quy định của cơ quan thực hiện

7. Cách đăng ký công chứng online

7.1. Điều kiện thực hiện công chứng điện tử

Ngoài chứng thực bản sao, Cổng Dịch vụ công còn cung cấp Dịch vụ công chứng điện tử. Để đăng ký công chứng online, bạn cần đáp ứng:

• Tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia (đã xác thực)
• Chữ ký số (token hoặc smartcard) còn hạn sử dụng
• Các bên tham gia hợp đồng đều có chữ ký số

7.2. Các loại hợp đồng được công chứng điện tử

• Hợp đồng mua bán tài sản (xe, đồ giá trị nhỏ)
• Hợp đồng thế chấp tài sản
• Hợp đồng ủy quyền
• Di chúc
• Hợp đồng góp vốn (một số trường hợp)
• Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất (có thể nhưng cần thận trọng)

7.3. Quy trình công chứng điện tử

• Bước 1: Đăng nhập và chọn "Công chứng trực tuyến"
• Bước 2: Chọn loại hợp đồng cần công chứng từ danh sách
• Bước 3: Điền thông tin các bên (họ tên, CCCD/CMND, địa chỉ...)
• Bước 4: Tải lên dự thảo hợp đồng (định dạng PDF, không quá 20MB)
• Bước 5: Công chứng viên kiểm tra nội dung và liên hệ hướng dẫn ký kết điện tử
• Bước 6: Các bên ký hợp đồng bằng chữ ký số
• Bước 7: Nhận kết quả công chứng dưới dạng bản điện tử có giá trị pháp lý

8. Cách lấy kết quả chứng thực điện tử

8.1. Nhận kết quả điện tử (phổ biến nhất)

Đây là cách nhận kết quả phổ biến và tiện lợi nhất:

• Hệ thống gửi qua email kèm file PDF có chữ ký số và đóng dấu điện tử
• Bản điện tử có giá trị pháp lý tương đương bản giấy
• Bạn có thể tải về và in ra bất cứ lúc nào
• Có thể gửi trực tiếp cho cơ quan, tổ chức yêu cầu mà không cần in giấy

8.2. Nhận bản giấy

Nếu cần bản giấy, bạn có thể chọn:

• Nhận trực tiếp: Đến cơ quan chứng thực mang theo CMND/CCCD + mã hồ sơ
• Gửi qua bưu điện: Hệ thống sẽ gửi bản giấy qua bưu điện (phí vận chuyển, thời gian 2-5 ngày làm việc)

8.3. Kiểm tra tính hợp lệ

Để kiểm tra tính hợp lệ của kết quả chứng thực điện tử:

• Quét mã QR trên file PDF để tra cứu thông tin
• Tra cứu trên hệ thống bằng mã chứng thực
• Kiểm tra chữ ký số và đóng dấu điện tử

9. Cách chứng thực bản sao trên Dịch vụ công

9.1. Quy trình chi tiết

Cách chứng thực bản sao trên Dịch vụ công thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Đăng nhập và chọn dịch vụ "Chứng thực bản sao từ bản chính"
• Bước 2: Điền thông tin người yêu cầu (họ tên, CCCD/CMND, địa chỉ, số điện thoại)
• Bước 3: Chọn loại giấy tờ từ danh sách:
  • CMND/CCCD
  • Giấy khai sinh
  • Sổ đỏ/Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
  • Giấy đăng ký xe
  • Bằng tốt nghiệp, văn bằng
  • Hộ khẩu
  • Các loại giấy tờ khác
• Bước 4: Tải lên hình ảnh bản chính:
  • Chụp cả hai mặt nếu có thông tin quan trọng
  • Đảm bảo hình ảnh rõ nét, đủ góc
  • Định dạng JPG, PNG hoặc PDF
• Bước 5: Xác nhận thông tin và nộp hồ sơ
• Bước 6: Nhận mã hồ sơ và theo dõi trạng thái

9.2. Thời gian xử lý

Các loại giấy tờ thông thường thường được xử lý trong 1-3 ngày làm việc. Tuy nhiên, một số trường hợp có thể lâu hơn nếu cần xác minh thêm thông tin.

>>> Tìm hiểu: Sử dụng chữ ký điện tử trong thực hiện thủ tục tố tụng và hành chính tư pháp trên môi trường số từ 01/03/2026.

10. Dịch vụ công chứng điện tử

10.1. Khái niệm

Dịch vụ công chứng điện tử là hình thức công chứng văn bản, hợp đồng hoàn toàn trên môi trường điện tử. Tất cả các bước từ nộp hồ sơ, ký kết đến nhận kết quả đều được thực hiện trực tuyến mà không cần đến văn phòng công chứng.

10.2. Ưu điểm của công chứng điện tử

• Tiết kiệm thời gian: Không cần đến văn phòng nhiều lần
• Giảm chi phí: Không tốn chi phí đi lại, chờ đợi
• Linh hoạt: Thực hiện 24/7, không bị giới hạn giờ hành chính
• An toàn: Lưu trữ an toàn trên hệ thống, dễ tra cứu
• Bảo mật: Sử dụng chữ ký số, đảm bảo tính xác thực

10.3. Lưu ý quan trọng

Không nên công chứng điện tử trong các trường hợp:

• Giao dịch bất động sản có giá trị cao (nên đến trực tiếp để được tư vấn)
• Hợp đồng góp vốn doanh nghiệp phức tạp
• Các giao dịch cần xác minh nhiều thông tin
• Khi cần tư vấn chuyên sâu về pháp lý

Khuyến nghị: Đối với giao dịch phức tạp hoặc giá trị cao, bạn nên đến trực tiếp văn phòng công chứng để đảm bảo tính chính xác và được tư vấn đầy đủ.

11. Các lỗi thường gặp và cách khắc phục

11.1. Lỗi về hình ảnh

Lỗi: Hình ảnh mờ, không rõ nét

Cách khắc phục:

• Sử dụng camera điện thoại có độ phân giải cao (tối thiểu 12MP)
• Đảm bảo đủ ánh sáng khi chụp
• Giữ camera ổn định, không rung
• Chụp ở chế độ tự động lấy nét

Lỗi: Hình ảnh bị cắt góc hoặc thiếu thông tin

Cách khắc phục:

• Đặt giấy tờ đúng khung hình, đủ 4 góc
• Chụp xa hơn một chút rồi cắt sau
• Sử dụng chế độ chụp tài liệu trên điện thoại

11.2. Lỗi về thông tin

Lỗi: Thông tin không khớp với giấy tờ gốc

Cách khắc phục:

• Kiểm tra kỹ số CCCD/CMND, ngày tháng năm sinh
• Copy/paste thay vì gõ tay để tránh sai sót
• Đối chiếu với giấy tờ gốc trước khi nộp

Lỗi: Chọn sai loại dịch vụ

Cách khắc phục:

• Đọc kỹ mô tả từng dịch vụ trước khi chọn
• Nếu không chắc chắn, liên hệ hỗ trợ trước

11.3. Lỗi về tài khoản

Lỗi: Không đăng nhập được

Cách khắc phục:

• Kiểm tra lại tên đăng nhập và mật khẩu
• Sử dụng chức năng "Quên mật khẩu" nếu cần
• Đảm bảo tài khoản đã được xác thực

12. Mẹo để quá trình chứng thực nhanh hơn

• Chuẩn bị sẵn giấy tờ gốc: Scan hoặc chụp trước để khi cần là có ngay
• Kiểm tra internet: Đảm bảo kết nối ổn định trước khi nộp hồ sơ
• Nộp vào đầu tuần: Hồ sơ nộp đầu tuần thường được xử lý nhanh hơn
• Nộp sớm trong ngày: Tránh nộp vào giờ cao điểm tối (19-22h)
• Theo dõi thường xuyên: Kiểm tra email và trạng thái hồ sơ mỗi ngày
• Chuẩn bị câu trả lời sẵn: Nếu cơ quan gọi điện hỏi, có thể trả lời ngay

13. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Câu hỏi 1: Chứng thực điện tử có giá trị pháp lý không?

Có. Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực bản sao trên Dịch vụ công có giá trị pháp lý tương đương với chứng thực truyền thống bằng giấy.

Câu hỏi 2: Tôi có cần đến cơ quan sau khi nộp hồ sơ online không?

Không nhất thiết. Bạn có thể nhận kết quả hoàn toàn điện tử qua email. Tuy nhiên, trong một số trường hợp cơ quan có thể yêu cầu mang giấy tờ gốc đến đối chiếu.

Câu hỏi 3: Phí chứng thực điện tử là bao nhiêu?

Hầu hết các dịch vụ chứng thực bản sao trên Dịch vụ công là miễn phí. Phí công chứng dao động từ 50.000đ - 300.000đ tùy loại.

Câu hỏi 4: Tôi có thể chứng thực nhiều loại giấy tờ cùng lúc không?

Có. Bạn có thể nộp nhiều hồ sơ cùng lúc hoặc thêm nhiều loại giấy tờ trong một hồ sơ (nếu hệ thống cho phép).

Câu hỏi 5: Làm thế nào để xác minh tính hợp lệ của bản chứng thực điện tử?

Bạn có thể quét mã QR trên file PDF hoặc tra cứu trên hệ thống bằng mã chứng thực được cấp.

Câu hỏi 6: Tôi cần chữ ký số để sử dụng dịch vụ này không?

Chữ ký số chỉ bắt buộc khi bạn thực hiện công chứng điện tử. Đối với chứng thực bản sao thông thường, bạn không cần chữ ký số.

>>> Tham khảo: Hướng dẫn chi tiết cách tra cứu mã định danh điện tử bất động sản.

Kết luận

Chứng thực điện tử trên Dịch vụ công là giải pháp hiện đại, giúp người dân tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc thực hiện các thủ tục hành chính. Với sự phát triển của công nghệ thông tin, ngày càng nhiều dịch vụ được số hóa, mang lại sự thuận tiện tối đa cho người dân.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp phức tạp hoặc khi cần tư vấn chuyên sâu về pháp lý, bạn nên tìm đến các đơn vị công chứng uy tín để được hỗ trợ tốt nhất.

Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ là đơn vị công chứng chuyên nghiệp với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư pháp. Chúng tôi cung cấp đầy đủ các Dịch vụ công chứng, chứng thực tại văn phòng và hỗ trợ thực hiện các thủ tục trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Đội ngũ công chứng viên giàu kinh nghiệm, nhiệt tình và chuyên nghiệp sẽ giúp bạn hoàn tất mọi thủ tục nhanh chóng, thuận tiện nhất.

Nếu bạn cần tư vấn thêm về các thủ tục chứng thực điện tử hoặc muốn đặt lịch hẹn công chứng trực tiếp, hãy liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được hỗ trợ nhanh chóng. Chúng tôi cam kết mang đến cho bạn dịch vụ chất lượng cao với chi phí hợp lý nhất.

>>> Xem thêm: Triển khai công chứng điện tử khi thực hiện thủ tục đất đai - Nghị định 20/2026/NĐ-CP.

 

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí Dịch vụ công chứng tại nhà

 

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.

2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.

4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.

5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com