Thủ tục khai nhận di sản thừa kế tại UBND cấp xã

22/05/2026

Khi một người qua đời để lại di sản, việc đầu tiên mà những người thừa kế cần thực hiện là hoàn tất thủ tục khai nhận di sản thừa kế. Đây là bước quan trọng để chính thức hóa quyền sở hữu tài sản thừa kế theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn băn khoăn về quy trình, hồ sơ cần chuẩn bị và nơi tiếp nhận thủ tục này. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục khai nhận di sản thừa kế tại UBND cấp xã để bạn đọc dễ dàng nắm bắt và thực hiện đúng quy định.

1. Khái niệm và căn cứ pháp lý

Khai nhận di sản thừa kế là việc người thừa kế xác nhận bằng văn bản việc chấp nhận nhận di sản thừa kế của người để lại di sản. Theo quy định tại Bộ luật Dân sự 2015 và các văn bản hướng dẫn thi hành, việc khai nhận di sản thừa kế có thể được thực hiện tại UBND cấp xã hoặc tại tổ chức công chứng tùy thuộc vào loại tài sản và mong muốn của người thừa kế.

UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực văn bản khai nhận di sản thừa kế đối với trường hợp di sản thừa kế là bất động sản hoặc tài sản khác gắn liền với đất tại địa phương. Đây là cơ quan có thẩm quyền gần nhất với người dân, giúp việc thực hiện thủ tục trở nên thuận tiện hơn.

2. Điều kiện để thực hiện thủ tục tại UBND cấp xã

Không phải trường hợp nào cũng có thể thực hiện thủ tục khai nhận di sản thừa kế tại UBND cấp xã. Theo quy định, UBND cấp xã chỉ thực hiện chứng thực văn bản khai nhận di sản trong các trường hợp sau:

Di sản thừa kế là bất động sản (nhà đất, quyền sử dụng đất) tại địa bàn xã, phường.
Tất cả người thừa kế đều thống nhất về việc phân chia di sản và không có tranh chấp.
Người khai nhận di sản phải là người thừa kế hợp pháp theo di chúc hoặc theo pháp định. Di chúc (nếu có) đã được công chứng hoặc chứng thực hợp lệ.

Trong trường hợp có tranh chấp về di sản hoặc người thừa kế không thống nhất, các bên cần thực hiện thủ tục tại tổ chức công chứng hoặc yêu cầu Tòa án giải quyết.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị

Để thực hiện thủ tục khai nhận di sản thừa kế tại UBND cấp xã, người thừa kế cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

Về giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân: Giấy khai sinh của người thừa kế và người để lại di sản để chứng minh mối quan hệ cha con, mẹ con. Giấy chứng nhận kết hôn (nếu người để lại di sản có vợ/chồng). Sổ hộ khẩu hoặc giấy tờ chứng minh nơi cư trú. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của người thừa kế.
Về giấy tờ liên quan đến người để lại di sản: Giấy chứng tử hoặc quyết định tuyên bố mất tích. Di chúc (nếu có) đã được công chứng hợp lệ. Giấy tờ chứng minh tài sản riêng của người để lại di sản.
Về giấy tờ chứng minh tài sản thừa kế: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất. Giấy tờ về các tài sản khác như xe cộ, tiền gửi ngân hàng, cổ phiếu. Định giá tài sản (nếu cần thiết).
Các giấy tờ khác: Đơn đề nghị khai nhận di sản thừa kế (theo mẫu của UBND). CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của người khai nhận. Ảnh chân dung 3x4 của người khai nhận.

Người thừa kế cần chuẩn bị bản gốc và bản sao có chứng thực của các giấy tờ trên để tiện cho việc đối chiếu và hoàn tất thủ tục.

Thủ tục khai nhận di sản thừa kế tại UBND cấp xã

>>> Xem thêm: Thủ tục thừa kế đất cho con: Từ "DI SẢN" cha mẹ để lại đến "NỢ" con cái trả.

4. Quy trình thực hiện thủ tục

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Người thừa kế tập hợp đầy đủ các giấy tờ theo danh mục nêu trên. Trong trường hợp thiếu giấy tờ, cần làm thủ tục cấp lại hoặc xác nhận tại các cơ quan có thẩm quyền. Nếu có di chúc, cần đảm bảo di chúc đã được công chứng tại tổ chức công chứng.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại UBND cấp xã

Người thừa kế mang hồ sơ đến UBND cấp xã nơi có bất động sản hoặc nơi cư trú cuối cùng của người để lại di sản. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, cán bộ sẽ hướng dẫn bổ sung.

Bước 3: Kiểm tra hồ sơ và ký văn bản

Sau khi hồ sơ đầy đủ, UBND cấp xã sẽ kiểm tra tính hợp lệ của các giấy tờ. Người khai nhận di sản phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Nếu văn bản khai nhận di sản có từ hai trang trở lên thì phải ký vào từng trang.

Bước 4: Nộp phí và lệ phí

Người thừa kế thực hiện nộp phí, lệ phí theo quy định tại thời điểm nộp hồ sơ. Mức phí chứng thực văn bản khai nhận di sản thừa kế được thực hiện theo quy định của pháp luật về phí và lệ phí.

Bước 5: Nhận kết quả

Sau khi hoàn tất các thủ tục, UBND cấp xã sẽ trả lại văn bản khai nhận di sản đã được chứng thực cho người thừa kế. Thời gian giải quyết thủ tục thường từ 3 đến 5 ngày làm việc kể từ ngày nộp đủ hồ sơ hợp lệ.

Thủ tục khai nhận di sản thừa kế tại UBND cấp xã được thực hiện khi di sản thừa kế là bất động sản hoặc tài sản đặt tại địa phương đó. Người thừa kế cần chuẩn bị hồ sơ gồm: giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân, giấy chứng tử của người để lại di sản, di chúc (nếu có), giấy tờ chứng minh tài sản thừa kế. Sau đó, nộp hồ sơ tại UBND cấp xã nơi có bất động sản hoặc nơi cư trú cuối cùng của người để lại di sản để được hướng dẫn và hoàn tất thủ tục chứng thực văn bản khai nhận di sản.

5. Lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Khi thực hiện thủ tục khai nhận di sản thừa kế tại UBND cấp xã, người thừa kế cần lưu ý một số vấn đề sau:

Thứ nhất, về thẩm quyền: UBND cấp xã chỉ có thẩm quyền chứng thực văn bản khai nhận di sản đối với bất động sản. Đối với động sản hoặc tài sản có giá trị lớn, nên thực hiện tại tổ chức công chứng để đảm bảo tính pháp lý cao hơn.
Thứ hai, về thời hạn: Theo quy định, thời hiệu khai nhận di sản thừa kế là 30 năm kể từ ngày mở thừa kế. Tuy nhiên, nên thực hiện càng sớm càng tốt để tránh các tranh chấp và phức tạp về sau.
Thứ ba, về đồng thừa kế: Trong trường hợp có nhiều người thừa kế, tất cả phải cùng thực hiện thủ tục khai nhận hoặc ủy quyền cho một người đại diện.
Thứ tư, về tranh chấp: Nếu có tranh chấp về quyền thừa kế hoặc phân chia di sản, cần giải quyết tại Tòa án trước khi thực hiện thủ tục khai nhận.
Thứ năm, về thuế: Người thừa kế có thể phải nộp thuế thu nhập cá nhân từ việc nhận thừa kế tài sản theo quy định của pháp luật thuế.

6. Phân biệt khai nhận di sản tại UBND và tại tổ chức công chứng

Nhiều người thắc mắc không biết nên thực hiện thủ tục khai nhận di sản thừa kế tại UBND cấp xã hay tại tổ chức công chứng. Dưới đây là sự so sánh để bạn đọc hiểu rõ hơn:

Tại UBND cấp xã: Phí thấp hơn, thủ tục đơn giản hơn, thời gian xử lý nhanh. Tuy nhiên, chỉ áp dụng cho bất động sản tại địa phương và không có tư vấn chuyên sâu về pháp lý.
Tại tổ chức công chứng: Áp dụng cho cả động sản và bất động sản, được tư vấn pháp lý đầy đủ, văn bản có giá trị pháp lý cao hơn. Phí công chứng cao hơn nhưng đảm bảo tính chính xác và an toàn pháp lý.

Tùy vào từng trường hợp cụ thể mà người thừa kế có thể lựa chọn hình thức phù hợp. Đối với di sản có giá trị lớn hoặc phức tạp, nên thực hiện tại tổ chức công chứng để được hỗ trợ tốt nhất.

Thủ tục khai nhận di sản thừa kế tại UBND cấp xã

>>> Xem thêm: Làm thủ tục thừa kế mất bao lâu? Những thông tin cần biết.

Kết luận

Việc thực hiện thủ tục khai nhận di sản thừa kế tại UBND cấp xã là quy trình quan trọng để chính thức hóa quyền sở hữu tài sản thừa kế theo quy định của pháp luật. Người thừa kế cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, nắm vững quy trình thực hiện và lưu ý các vấn đề quan trọng để thủ tục được tiến hành thuận lợi, nhanh chóng.

Trong quá trình thực hiện thủ tục khai nhận di sản thừa kế, nếu gặp khó khăn về thủ tục pháp lý hoặc cần được tư vấn chi tiết, quý khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được hỗ trợ. Với đội ngũ công chứng viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết hướng dẫn và thực hiện thủ tục khai nhận di sản thừa kế một cách nhanh chóng, chính xác, giúp quý khách hàng yên tâm trong quá trình giải quyết các vấn đề pháp lý liên quan đến di sản thừa kế.

>>> Xem thêm: Cha mẹ có được lấy lại đất đã cho khi con cái bất hiếu không?

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí Dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.

2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.

4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.

5. Xem thêm…