Chuyển nhượng nhà đất từ doanh nghiệp sang cá nhân — Quy trình công chứng từ A đến Z

Việc chuyển nhượng nhà đất từ doanh nghiệp sang cá nhân là một giao dịch bất động sản phổ biến nhưng đồng thời cũng tiềm ẩn nhiều phức tạp. Khác với giao dịch giữa các cá nhân, việc công chứng chuyển nhượng nhà đất từ doanh nghiệp đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về giấy tờ, quy trình nội bộ của doanh nghiệp và tuân thủ các quy định pháp luật nghiêm ngặt.

Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từ A đến Z về quy trình công chứng cũng như các giấy tờ cần thiết khi thực hiện chuyển nhượng, giúp bạn hiểu rõ thủ tục chuyển nhượng nhà đất từ doanh nghiệp và tự tin thực hiện giao dịch, tránh những rủi ro pháp lý không mong muốn.

1. Tổng quan về giao dịch chuyển nhượng nhà đất từ doanh nghiệp sang cá nhân

Chuyển nhượng nhà đất từ doanh nghiệp sang cá nhân là việc một doanh nghiệp (bên bán) chuyển giao quyền sở hữu nhà ở, quyền sử dụng đất hoặc tài sản khác gắn liền với đất cho một cá nhân (bên mua) thông qua hợp đồng mua bán, tặng cho, hoặc các hình thức chuyển nhượng khác theo quy định của pháp luật.

Giao dịch này được điều chỉnh bởi nhiều luật chuyên ngành như Bộ luật Dân sự 2015, Luật Đất đai 2013, Luật Doanh nghiệp 2020, Luật Công chứng 2014, và các văn bản hướng dẫn thi hành. Do đó, việc tuân thủ đầy đủ quy định là yếu tố then chốt để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực của giao dịch.

Ví dụ minh họa: Công ty Bất động sản X sở hữu một lô đất nền đã hoàn thiện hạ tầng. Công ty X quyết định bán lô đất này cho ông Nguyễn Văn A. Đây chính là một giao dịch chuyển nhượng nhà đất từ doanh nghiệp sang cá nhân, cần được thực hiện qua công chứng.

 

Có thể bạn quan tâm>>> Phí công chứng tại nhà 0 đồng từ Văn phòng công chứng uy tín

>>> Hợp đồng ủy quyền: Rủi ro tiềm ẩn và giải pháp từ góc nhìn thực tế

2. Hồ sơ giấy tờ cần chuẩn bị khi chuyển nhượng nhà đất từ doanh nghiệp sang cá nhân 📂

Để đảm bảo quá trình công chứng diễn ra thuận lợi, cả doanh nghiệp (bên chuyển nhượng) và cá nhân (bên nhận chuyển nhượng) cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau:

2.1. Hồ sơ của Doanh nghiệp (Bên chuyển nhượng) 🏢

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Bản sao có chứng thực.
  • Căn cứ pháp lý: Điều 28, Điều 29 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về đăng ký doanh nghiệp và nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (Sổ đỏ/Sổ hồng):Bản chính.
  • Căn cứ pháp lý: Khoản 16 Điều 3 Luật Đất đai 2013 định nghĩa Giấy chứng nhận.
• Quyết định hoặc Nghị quyết của cơ quan có thẩm quyền của doanh nghiệp về việc chuyển nhượng tài sản:
  • Đối với công ty cổ phần: Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị (nếu được ủy quyền).
  • Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên: Nghị quyết của Hội đồng thành viên.
  • Đối với công ty TNHH một thành viên: Quyết định của Chủ sở hữu công ty hoặc Chủ tịch công ty/Hội đồng thành viên.
  • Đối với doanh nghiệp tư nhân: Quyết định của Chủ doanh nghiệp tư nhân.
  • Nghị quyết/Quyết định này phải nêu rõ tài sản chuyển nhượng, giá trị chuyển nhượng, đối tượng nhận chuyển nhượng và ủy quyền cho người đại diện ký hợp đồng (nếu có).
  • Căn cứ pháp lý: Điều 148, Điều 152 Luật Doanh nghiệp 2020 về thẩm quyền của Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông; Điều 59, Điều 68, Điều 80 Luật Doanh nghiệp 2020 về thẩm quyền của Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Chủ sở hữu công ty.
• Hợp đồng chuyển nhượng nhà đất từ doanh nghiệp sang cá nhân: Đã được soạn thảo (Văn phòng công chứng có thể hỗ trợ soạn thảo).
• Giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp: Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu còn hiệu lực.
  • Căn cứ pháp lý: Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
• Giấy ủy quyền: Nếu người ký hợp đồng không phải là người đại diện theo pháp luật mà là người được ủy quyền (Giấy ủy quyền phải được công chứng hoặc chứng thực hợp pháp).
  • Căn cứ pháp lý: Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015 và Điều 55 Luật Công chứng 2014.
• Biên bản họp và Quyết định phê duyệt: (nếu có yêu cầu về việc chuyển nhượng tài sản phải thông qua họp và quyết định).
• Xác nhận không có tranh chấp hoặc đang thế chấp tài sản: Hoặc các giấy tờ liên quan đến khoản vay thế chấp (nếu nhà đất đang thế chấp ngân hàng).

2.2. Hồ sơ của Cá nhân nhận chuyển nhượng 👤

• Giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu còn hiệu lực của bên mua và vợ/chồng (nếu đã kết hôn).
• Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân: Giấy đăng ký kết hôn (nếu đã kết hôn) hoặc Giấy xác nhận tình trạng độc thân (nếu chưa kết hôn hoặc đã ly hôn).
• Sổ hộ khẩu hoặc Giấy xác nhận cư trú (CT07/CT08): Để xác định địa chỉ và thông tin nhân thân.

2.3. Giấy tờ khác liên quan (tùy trường hợp) 📝

• Biên bản bàn giao tài sản: Nếu tài sản đã được bàn giao trước đó.
• Giấy tờ liên quan đến khoản vay thế chấp ngân hàng: (Nếu nhà đất đang bị thế chấp nhà đất ngân hàng khi chuyển nhượng). Cần có văn bản giải chấp hoặc văn bản đồng ý của ngân hàng về việc chuyển nhượng.
• Các loại giấy tờ khác: Theo yêu cầu của Công chứng viên để làm rõ thông tin giao dịch (ví dụ: các hợp đồng liên quan đến lịch sử hình thành tài sản, giấy phép xây dựng...).

3. Quy trình công chứng chuyển nhượng nhà đất từ doanh nghiệp sang cá nhân 🗺️

Quy trình công chứng chuyển nhượng nhà đất từ doanh nghiệp sang cá nhân bao gồm 5 bước cơ bản sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ công chứng chuyển nhượng 📄

• Hai bên (doanh nghiệp và cá nhân) cùng rà soát, tập hợp đầy đủ các giấy tờ đã nêu ở mục 2.
• Đảm bảo các giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp (đăng ký kinh doanh, quyết định/nghị quyết chuyển nhượng) là hợp lệ và có giá trị pháp lý.
• Hợp đồng chuyển nhượng nhà đất từ doanh nghiệp sang cá nhân có thể được các bên tự soạn thảo hoặc yêu cầu Văn phòng Công chứng hỗ trợ soạn thảo theo đúng quy định pháp luật.

Bước 2: Nộp hồ sơ công chứng chuyển nhượng 🏛️

• Bên bán (doanh nghiệp) hoặc bên mua (cá nhân) nộp hồ sơ đã chuẩn bị đến Văn phòng công chứng có thẩm quyền (là Văn phòng công chứng nơi có bất động sản).
• Công chứng viên sẽ tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của các giấy tờ.

Bước 3: Công chứng hợp đồng chuyển nhượng ✍️

• Kiểm tra và xác minh: Công chứng viên sẽ tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng các giấy tờ gốc, xác minh thông tin của doanh nghiệp, cá nhân, và tình trạng pháp lý của tài sản (có đang bị tranh chấp, thế chấp, kê biên không...).
  • Căn cứ pháp lý: Điều 40 Luật Công chứng 2014 quy định về thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch.
• Tư vấn và giải thích: Công chứng viên tư vấn, giải thích rõ các điều khoản trong hợp đồng chuyển nhượng nhà đất từ doanh nghiệp sang cá nhân, quyền và nghĩa vụ của các bên, cũng như các khoản thuế, phí liên quan.
• Ký kết: Các bên (người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền hợp pháp, và cá nhân mua) sẽ ký vào hợp đồng dưới sự chứng kiến của Công chứng viên.
• Đóng dấu và chứng nhận: Công chứng viên sẽ ký và đóng dấu vào hợp đồng, chính thức chứng nhận hợp đồng có hiệu lực pháp lý.

Bước 4: Nộp thuế và lệ phí chuyển nhượng nhà đất 💰

• Sau khi hợp đồng được công chứng, các bên thực hiện nghĩa vụ tài chính tại cơ quan thuế.
• Doanh nghiệp (bên chuyển nhượng) nộp: Thuế thu nhập doanh nghiệp từ hoạt động chuyển nhượng bất động sản (nếu có lợi nhuận) hoặc các nghĩa vụ tài chính khác của doanh nghiệp.
  • Căn cứ pháp lý: Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Cá nhân (bên nhận chuyển nhượng) nộp: Lệ phí trước bạ nhà đất chuyển nhượng.
  • Căn cứ pháp lý: Nghị định 10/2022/NĐ-CP quy định về lệ phí trước bạ.
• Các khoản thuế, phí khác theo quy định pháp luật.
• Thời hạn nộp thuế, lệ phí thường là 30 ngày kể từ ngày hợp đồng có hiệu lực công chứng.

Bước 5: Đăng ký biến động đất đai (Sang tên Sổ đỏ/Sổ hồng) ✅

• Sau khi hoàn thành nghĩa vụ thuế, bên nhận chuyển nhượng (cá nhân) nộp hồ sơ tại Văn phòng Đăng ký đất đai (thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường cấp tỉnh/thành phố hoặc Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai cấp huyện, nơi có bất động sản).
• Hồ sơ gồm: Hợp đồng chuyển nhượng đã công chứng, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cũ, Biên lai nộp thuế và lệ phí, Giấy tờ tùy thân của bên nhận chuyển nhượng, Giấy tờ khác theo quy định.
• Cơ quan chức năng sẽ kiểm tra hồ sơ, thẩm định và thực hiện việc đăng ký biến động đất đai khi chuyển nhượng, cập nhật thông tin chủ sở hữu mới trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Thời gian giải quyết theo quy định của Luật Đất đai.
  • Căn cứ pháp lý: Điều 95, Điều 105, Điều 106 Luật Đất đai 2013 và Nghị định 43/2014/NĐ-CP hướng dẫn thi hành.

4. Một số lưu ý quan trọng khi chuyển nhượng nhà đất từ doanh nghiệp sang cá nhân 💡

• Tính pháp lý của tài sản và doanh nghiệp:
  • Đảm bảo tài sản không đang bị kê biên, thế chấp (nếu có thế chấp phải có xác nhận giải chấp hoặc đồng ý của ngân hàng), tranh chấp.
  • Kiểm tra kỹ tình trạng pháp lý của doanh nghiệp: Có đang hoạt động bình thường không? Có nợ thuế, nợ đọng, hay đang trong quá trình giải thể, phá sản không? Điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến giao dịch.
• Quyết định/Nghị quyết của Doanh nghiệp: Đây là giấy tờ cực kỳ quan trọng, thể hiện sự đồng thuận của chủ sở hữu/thành viên/cổ đông về việc chuyển nhượng tài sản. Thiếu hoặc sai sót sẽ làm vô hiệu giao dịch.
• Nghĩa vụ thuế: Cá nhân và doanh nghiệp cần tìm hiểu rõ về các khoản thuế và lệ phí phải nộp để tránh bị xử phạt hành chính do chậm nộp hoặc thiếu nghĩa vụ.
• Giá trị ghi trong hợp đồng: Việc ghi giá trị chuyển nhượng trong hợp đồng cần phải đúng với giá trị thực tế giao dịch để tránh các rủi ro về thuế và tranh chấp sau này.
• Vấn đề bàn giao tài sản: Nên có biên bản bàn giao tài sản rõ ràng sau khi giao dịch hoàn tất và đã sang tên.
• Tư vấn chuyên nghiệp: Do tính chất phức tạp, bạn nên liên hệ Văn phòng công chứng uy tín và/hoặc luật sư để được hỗ trợ tư vấn chi tiết và hướng dẫn từng bước, đảm bảo giao dịch diễn ra hợp pháp, minh bạch và an toàn.

Xem thêm>>> Phí công chứng mới cập nhật 2025, [Tổng hợp các loại phí hợp đồng, giao dịch]

5. Câu hỏi thường gặp về chuyển nhượng nhà đất từ doanh nghiệp sang cá nhân ❓

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp khi cá nhân mua nhà đất từ doanh nghiệp, cùng với giải đáp chi tiết:

❓ Câu hỏi 1: Thủ tục chuyển nhượng nhà đất từ doanh nghiệp có gì khác so với cá nhân?

Trả lời: Khác biệt lớn nhất nằm ở hồ sơ của bên bán. Doanh nghiệp cần bổ sung các giấy tờ liên quan đến pháp nhân như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, và đặc biệt là quyết định hoặc nghị quyết của các cơ quan có thẩm quyền của doanh nghiệp (Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng thành viên, Chủ sở hữu) về việc chuyển nhượng tài sản. Việc này là bắt buộc để chứng minh tài sản được chuyển nhượng hợp pháp theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.

❓ Câu hỏi 2: Thuế chuyển nhượng nhà đất doanh nghiệp và lệ phí trước bạ nhà đất chuyển nhượng được tính như thế nào?

Trả lời: Doanh nghiệp (bên bán) phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp từ hoạt động chuyển nhượng bất động sản (nếu có lãi) theo quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp. Cá nhân (bên mua) phải nộp lệ phí trước bạ nhà đất chuyển nhượng theo tỷ lệ phần trăm giá trị tài sản tại thời điểm đăng ký, dựa trên Nghị định 10/2022/NĐ-CP. Mức thuế và phí cụ thể sẽ do cơ quan thuế tính toán dựa trên giá trị ghi trong hợp đồng hoặc giá của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

❓ Câu hỏi 3: Nhà đất đang bị thế chấp ngân hàng khi chuyển nhượng thì làm sao?

Trả lời: Nếu nhà đất đang bị thế chấp nhà đất ngân hàng khi chuyển nhượng, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục giải chấp tài sản trước khi chuyển nhượng, hoặc có văn bản đồng ý của ngân hàng cho phép chuyển nhượng và cam kết thực hiện nghĩa vụ trả nợ. Việc này thường liên quan đến việc bên mua thanh toán một phần tiền để giải chấp khoản vay hoặc bên bán sử dụng nguồn vốn khác.

❓ Câu hỏi 4: Có cần kiểm tra tình trạng pháp lý của doanh nghiệp trước khi ký hợp đồng không?

Trả lời: Rất cần thiết. Bạn nên kiểm tra tình trạng hoạt động của doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, kiểm tra thông tin về nợ thuế, nợ bảo hiểm xã hội, và các thông tin pháp lý liên quan khác. Việc này giúp giảm thiểu rủi ro doanh nghiệp đang bị đình chỉ hoạt động, giải thể hoặc phá sản, ảnh hưởng đến hiệu lực của giao dịch.

❓ Câu hỏi 5: Sau khi công chứng hợp đồng, bước tiếp theo để sang tên sổ đỏ là gì?

Trả lời: Sau khi hợp đồng được công chứng và các nghĩa vụ thuế chuyển nhượng nhà đất doanh nghiệpcùng lệ phí trước bạ nhà đất chuyển nhượng đã được hoàn thành, bên nhận chuyển nhượng (cá nhân) cần nộp hồ sơ tại Văn phòng Đăng ký đất đai (hoặc Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai cấp huyện) để thực hiện thủ tục đăng ký biến động đất đai khi chuyển nhượng và được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mới đứng tên mình.

6. Kết luận ✅

Việc công chứng mua bán nhà đất từ doanh nghiệp sang cá nhân đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ, sự am hiểu về quy trình và các quy định pháp luật liên quan đến cả doanh nghiệp và giao dịch bất động sản. Mặc dù không quá khó, nhưng nếu không thực hiện đúng trình tự và không kiểm tra kỹ lưỡng các yếu tố pháp lý, giao dịch có thể phát sinh nhiều rủi ro đáng tiếc.

📍 Cần hỗ trợ tư vấn thực hiện công chứng 📢 Liên hệ ngay Văn phòng Công chứng Nguyễn Huệ để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết!

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

📍 Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội

📞 Hotline: 0966.22.7979

📧 Email: ccnguyenhue165@gmail.com

🕘 Thời gian làm việc: 8h00 – 18h30 (tất cả các ngày trong tuần, kể cả chủ nhật)

📌 Có hỗ trợ ngoài giờ và công chứng tại nhà hoàn toàn miễn phí theo yêu cầu!