Sao y bản chính là gì? Cơ quan nào có thẩm quyền thực hiện?

12/02/2025

Trong thực tế khi các cơ quan, đơn vị tổ chức, cá nhân có thẩm quyền yêu cầu cung cấp bản sao thay cho bản chính. Bạn phải cung cấp bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc là bản sao được chứng thực từ bản chính. Cấp bản sao từ sổ gốc; chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký; chứng thực hợp đồng, giao dịch; giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực; quản lý nhà nước về chứng thực là vấn đề đang được nhiều người quan tâm. Vậy, Sao y bản chính là gì? Cơ quan nào có thẩm quyền thực hiện? Hãy cùng Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ tìm hiểu ngay tại bài viết dưới đây nhé.

>>> Có thể bạn quan tâm: Chứng thực là gì? Những loại văn bản nào bắt buộc phải chứng thực?

Sao y bản chính là gì?

Sao y bản chính là việc cơ quan có thẩm quyền căn cứ vào bản gốc để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Bản sao sau khi được sao y có giá trị sử dụng thay thế bản gốc trong nhiều giao dịch hành chính, hồ sơ xin việc, hồ sơ pháp lý…

Chứng thực theo quy định tại Khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Sao y bản chính là gì? Cơ quan nào có thẩm quyền thực hiện?

Cơ quan nào có thẩm quyền thực hiện?

Bạn có thể thực hiện sao y bản chính tại:

Căn cứ vào Khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP những cơ quan được phép thực hiện sao y để xác thực bản sao đúng với bản chính bao gồm:

- Phòng Tư pháp cấp huyện (bao gồm huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;

- UBND cấp xã (bao gồm xã, phường, thị trấn);

- Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (Cơ quan đại diện);

- Công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng được Nhà nước cấp phép hoạt động hợp pháp.

👉 Trong đó, văn phòng công chứng thường:

Nhanh hơn
Linh hoạt về thời gian
Không phải chờ đợi lâu

Giấy tờ nào được sao y bản chính?

Giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính, bao gồm:

Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp
Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Các loại giấy tờ thường sao y bản chính cụ thể như sau:

CMND/CCCD
Sổ hộ khẩu
Giấy khai sinh
Giấy đăng ký kết hôn
Sổ đỏ / sổ hồng
Bằng cấp, chứng chỉ
Giấy tờ xe (ô tô, xe máy)

Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản

Hồ sơ cần chuẩn bị khi sao y bản chính

Bản gốc giấy tờ cần sao y
Bản photo (có thể photo tại chỗ)
CMND/CCCD (trong một số trường hợp cần xuất trình)

Thủ tục sao y bản chính

✔️ Bước 1: Nộp hồ sơ

Xuất trình bản gốc
Nộp bản photo cần chứng thực

✔️ Bước 2: Kiểm tra và đối chiếu

Công chứng viên hoặc cán bộ tư pháp kiểm tra nội dung

✔️ Bước 3: Ký và đóng dấu

Ghi lời chứng
Đóng dấu xác nhận sao y

✔️ Bước 4: Nhận kết quả

Nhận bản sao y ngay trong ngày (thường chỉ 5–15 phút)

⏱️ Thời gian và chi phí sao y bản chính

⏰ Thời gian: Rất nhanh, thường lấy ngay
💰 Chi phí: Theo quy định nhà nước (thường vài nghìn/trang)

⚠️ Lưu ý quan trọng khi sao y bản chính

Bản gốc phải rõ ràng, không rách nát, không tẩy xóa
Không sao y giấy tờ giả, giấy tờ hết hiệu lực
Thông tin trên bản sao phải đầy đủ, không bị cắt mất nội dung

❓ Sao y bản chính có thời hạn không?

Pháp luật không quy định thời hạn chung
Tuy nhiên: Một số hồ sơ yêu cầu bản sao không quá 3–6 tháng

💡 Tại sao nên chọn văn phòng công chứng?

✔️ Nhanh – không phải chờ
✔️ Làm ngoài giờ hành chính
✔️ Hỗ trợ photo, scan tại chỗ
✔️ Tư vấn miễn phí

📌 Kết luận

Sao y bản chính là thủ tục đơn giản nhưng cực kỳ quan trọng trong đời sống và công việc. Việc chuẩn bị đúng giấy tờ và lựa chọn địa điểm phù hợp sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh sai sót.

Quy trình thực hiện việc sao y bản chính không quá phức tạp, nếu bạn chưa có kinh nghiệm có thể theo dõi hướng dẫn chi tiết dưới đây:

Bước 1: Người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.

Bước 2: Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao thì thực hiện chứng thực như sau:

Ghi đầy đủ lời chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định.
Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

Bước 3: Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.

Trên đây là tất cả các nội dung về việc sao y bản chính các loại giấy tờ phổ biến, thường gặp. Hy vọng, với những thông tin mà Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ chia sẻ trên đã mang đến các thông tin hữu ích cho các bạn.

>>> Xem thêm các từ khóa tìm kiếm

>>> Hướng dẫn kiểm tra sổ đỏ giả

>>> Nghề cộng tác viên

>>> Phòng công chứng - văn phòng công chứng

>>> Dịch vụ sổ đỏ nhanh uy tín nhất tại Hà Nội

Mọi thông tin vui lòng liên hệ tới địa chỉ:

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.

2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.