Thủ tục xin xác nhận thành viên hộ gia đình: hồ sơ và quy trình chi tiết

16/09/2025

Giấy xác nhận thành viên hộ gia đình là một văn bản hành chính quan trọng, đóng vai trò pháp lý không thể thiếu trong nhiều giao dịch dân sự, đặc biệt là các thủ tục liên quan đến đất đai và tài sản. Việc nắm vững khái niệm, hồ sơ và quy trình xin xác nhận sẽ giúp bạn hoàn thành mọi thủ tục một cách nhanh chóng và chính xác.

Có thể bạn quan tâm>>> Sang tên sổ đỏ hộ gia đình: Thủ tục, những lưu ý quan trọng

1. Khái niệm về xác nhận thành viên hộ gia đình

Giấy xác nhận thành viên hộ gia đình là văn bản do cơ quan có thẩm quyền cấp, chứng minh một cá nhân là thành viên hợp pháp của một hộ gia đình tại một thời điểm cụ thể. Văn bản này có ý nghĩa pháp lý sâu sắc, được sử dụng phổ biến trong các trường hợp sau:

Làm Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (Sổ đỏ): Theo quy định tại khoản 29, Điều 3 của Luật Đất đai 2013, hộ gia đình sử dụng đất bao gồm những người có quan hệ hôn nhân, huyết thống, nuôi dưỡng, đang sống chung và có quyền sử dụng đất chung. Giấy xác nhận là căn cứ để cơ quan chức năng ghi tên đầy đủ các thành viên này lên Sổ đỏ.
Thực hiện các quyền của người sử dụng đất: Giấy xác nhận là cơ sở để các thành viên đồng sở hữu thực hiện các quyền như chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp hoặc góp vốn bằng quyền sử dụng đất.
Giải quyết tranh chấp, thừa kế: Trong trường hợp xảy ra tranh chấp hoặc phân chia tài sản là quyền sử dụng đất, giấy xác nhận giúp xác định rõ các thành viên có quyền và nghĩa vụ liên quan.

2. Căn cứ pháp lý chi tiết về xác nhận thành viên hộ gia đình

Thủ tục này được quy định rõ ràng trong các văn bản pháp luật hiện hành:

Luật Đất đai 2013 và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Luật Cư trú 2020 và các văn bản hướng dẫn về quản lý thông tin cư trú.
Thông tư 23/2014/TT-BTNMT của Bộ Tài nguyên và Môi trường: Cụ thể, tại khoản 5, Điều 5 của Thông tư này, việc xác định các thành viên hộ gia đình tại thời điểm cấp Giấy chứng nhận là điều kiện bắt buộc.
Thông tư 85/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính: Quy định về lệ phí cấp giấy xác nhận, thường do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định.

Thủ tục xin xác nhận thành viên hộ gia đình

3. Hồ sơ và thủ tục xin xác nhận thành viên hộ gia đình

📝 Hồ Sơ Cần Chuẩn Bị

Để xin cấp giấy xác nhận, bạn cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ, bao gồm:

Đơn xin xác nhận thành viên hộ gia đình: Văn bản do cá nhân hoặc chủ hộ lập, nêu rõ thông tin các thành viên cần xác nhận và mục đích sử dụng.
Giấy tờ chứng minh nhân thân:
- Bản sao có chứng thực của Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân của người làm đơn và các thành viên được liệt kê.
- Đối với trẻ em, cần nộp bản sao Giấy khai sinh.
Giấy tờ chứng minh cư trú:
- Đối với các trường hợp đã bỏ Sổ hộ khẩu: Giấy xác nhận thông tin về cư trú (Mẫu CT07) do công an cấp xã/phường cấp hoặc thông tin được trích xuất từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
- Đối với các trường hợp Sổ hộ khẩu còn hiệu lực: Nộp bản sao có chứng thực của Sổ hộ khẩu.

📍 Quy Trình Nộp Hồ Sơ và Trả Kết Quả

Bước 1: Nộp hồ sơ Bạn nộp bộ hồ sơ đã chuẩn bị tại Công an cấp xã/phường/thị trấn hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã/phường/thị trấn nơi gia đình bạn đăng ký thường trú.

Bước 2: Cơ quan tiếp nhận và giải quyết Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra hồ sơ và đối chiếu thông tin với Cơ sở dữ liệu cư trú.

Bước 3: Trả kết quả

Thời gian thông thường: 01 ngày làm việc nếu thông tin đã có sẵn trong Cơ sở dữ liệu.
Trường hợp cần xác minh: Tối đa 03 ngày làm việc nếu cán bộ cần xác minh thêm thông tin.

Ví dụ minh họa:

Anh A ở phường Từ Liêm, thành viên hộ gia đình cần làm thủ tục cấp Sổ đỏ cho một mảnh đất do gia đình sở hữu. Để hoàn tất hồ sơ, anh cần nộp giấy xác nhận thành viên hộ gia đình tại thời điểm được cấp đất. Anh A đã đến Công an phường nơi gia đình thường trú để nộp đơn, kèm theo bản sao CCCD và thông tin cư trú. Sau 2 ngày, anh A đã nhận được giấy xác nhận hợp lệ.

Thủ tục xin xác nhận thành viên hộ gia đình

Xem thêm>>>: Quy trình công chứng hợp đồng chuyển nhượng sổ đỏ hộ gia đình: Những điều cần biết để đảm bảo an toàn pháp lý

Phí công chứng hợp đồng chuyển nhượng sổ đỏ hộ gia đình: Tất tần tật về chi phí bạn cần biết

4. Mẫu đơn xin xác nhận thành viên hộ gia đình

Dưới đây là mẫu đơn xin xác nhận thành viên hộ gia đình, một trong những giấy tờ quan trọng phục vụ cho các thủ tục pháp lý. Việc điền thông tin đầy đủ và chính xác trong mẫu đơn này sẽ giúp cơ quan chức năng có cơ sở xác minh và giải quyết hồ sơ của bạnmột cách nhanh chóng, chính xác.

(Áp dụng khi làm thủ tục liên quan đến đất đai)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

ĐƠN XIN XÁC NHẬN THÀNH VIÊN TRONG HỘ GIA ĐÌNH

Kính gửi: Công an (hoặc Ủy ban nhân dân) phường/xã/thị trấn .....................

I. Thông tin người làm đơn:

Họ và tên: ........................................................................................
Ngày, tháng, năm sinh: ....................................................................
Số CMND/CCCD: ....................... Ngày cấp: ............ Nơi cấp: ........
Nơi thường trú: ................................................................................
Mối quan hệ với chủ hộ: ....................................................................

II. Nội dung đề nghị xác nhận:

Tôi làm đơn này kính đề nghị Công an (hoặc UBND) .................... xác nhận cho tôi những nội dung sau:

Hộ gia đình ông/bà .................................. được Ủy ban nhân dân ....................... cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất số: ........................................................ vào ngày ....... tháng ...... năm ........

Tại thời điểm được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nêu trên, trong hộ gia đình ông/bà .............................. gồm có các thành viên sau:

Ông/bà: ........................................ Sinh năm: ............ CMND/CCCD số: ...............
Ông/bà: ........................................ Sinh năm: ............ CMND/CCCD số: ...............
Ông/bà: ........................................ Sinh năm: ............ CMND/CCCD số: ...............
...

Tôi xin cam đoan những nội dung trên là đúng sự thật và xin chịu trách nhiệm trước pháp luật về lời khai của mình.

Xin trân trọng cảm ơn!

..., ngày... tháng... năm...

Người viết đơn (Ký và ghi rõ họ tên)

5. Các câu hỏi thường gặp về thủ tục xin xác nhận thành viên hộ gia đình

5.1. Ai là người được đứng tên trên Sổ đỏ của hộ gia đình?

👉 Theo Thông tư 23/2014/TT-BTNMT, trên Sổ đỏ sẽ ghi tên tất cả các thành viên có quyền sử dụng đất chung của hộ tại thời điểm được công nhận quyền.

5.2. Thời gian giải quyết thủ tục xin xác nhận là bao lâu?

👉 Thường là 1 ngày làm việc nếu dữ liệu có sẵn. Trường hợp cần xác minh, thời gian có thể kéo dài tối đa 3 ngày làm việc.

5.3. Lệ phí xin xác nhận thành viên hộ gia đình là bao nhiêu?

👉 Lệ phí này thường dao động từ 10.000 – 20.000 đồng/lần cấp, do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định.

5.4. Nếu thành viên hộ gia đình đã chết, có thể xin xác nhận không?

👉 Có. Bạn cần nộp thêm bản sao Giấy chứng tử của thành viên đó để chứng minh rằng người đó đã là thành viên của hộ tại thời điểm được cấp đất.

6. Kết luận

Tóm lại, giấy xác nhận thành viên hộ gia đình là một thủ tục hành chính cần thiết trong nhiều giao dịch pháp lý, đặc biệt là khi liên quan đến đất đai. Việc nắm vững khái niệm, mục đích, hồ sơ và quy trình xin xác nhận không chỉ giúp bạn hoàn thành thủ tục một cách nhanh chóng mà còn đảm bảo quyền lợi hợp pháp của tất cả các thành viên trong gia đình.

Trong bối cảnh Sổ hộ khẩu đã được bãi bỏ, việc chuyển đổi sang sử dụng dữ liệu điện tử đòi hỏi người dân cần chủ động cập nhật thông tin cư trú của mình để quá trình xác minh được thuận lợi. Hãy luôn chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và nắm rõ thẩm quyền của cơ quan giải quyết để mọi thủ tục đều diễn ra suôn sẻ, tránh những rắc rối không đáng có.

📍 Cần hỗ trợ tư vấn thực hiện thủ tục công chứng 📢 Liên hệ ngay Văn phòng Công chứng Nguyễn Huệ để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết!