Ngày 31/12/2025, Bộ Tài chính Việt Nam chính thức ban hành Nghị định 361/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026. Nghị định này đặt ra những quy định mới về hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân, mở ra lộ trình quản lý và bảo vệ dữ liệu cá nhân hiệu quả hơn tại Việt Nam. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những yêu cầu cụ thể mà tổ chức, doanh nghiệp cần thực hiện và liệu các hồ sơ đã nộp trước đó có cần nộp lại hay không.
1. Tổng quan và yêu cầu về hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân
1.1. Khái niệm hồ sơ đánh giá tác động
Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân là tài liệu quan trọng giúp các tổ chức, doanh nghiệp đánh giá và xác định rủi ro liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân của họ. Hồ sơ này không chỉ là công cụ tuân thủ các quy định pháp luật mà còn là bước đi cần thiết để cải thiện trách nhiệm và tính minh bạch trong quy trình xử lý dữ liệu, giúp tổ chức nhận diện rõ ràng các vấn đề có thể xảy ra và chuẩn bị sẵn sàng biện pháp phòng ngừa.
1.2. Quy trình lập hồ sơ
- Xác định mục đích: Các tổ chức cần bắt đầu bằng việc xác định rõ mục đích xử lý dữ liệu cá nhân của mình. Điều này bao gồm việc ghi nhận lý do tham gia thu thập và xử lý dữ liệu, cũng như phạm vi dữ liệu cụ thể được thu thập từ khách hàng.
- Đánh giá rủi ro: Tiếp theo, tổ chức phải phân tích các rủi ro có thể phát sinh trong suốt quá trình xử lý dữ liệu. Qua đó, họ cần đưa ra các biện pháp giảm thiểu rủi ro, đảm bảo an toàn thông tin cho người tiêu dùng và bảo vệ quyền lợi cá nhân của họ.
- Tham vấn với các bên liên quan: Để đảm bảo hồ sơ chính xác và hiệu quả, tổ chức nên tham khảo ý kiến từ các chuyên gia pháp lý và kỹ thuật trong quá trình lập hồ sơ. Đây là bước quan trọng giúp xác định các yêu cầu pháp lý và tiêu chuẩn kỹ thuật cần thực hiện.
2. Sự thay đổi của hồ sơ đánh giá tác động theo Nghị định mới
2.1. Yêu cầu nộp hồ sơ trước 01/01/2026
Hồ sơ đã nộp còn hiệu lực: Theo quy định của Nghị định mới, những hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân đã được nộp và cơ quan chức năng đã chấp thuận trước ngày 01/01/2026 vẫn có hiệu lực. Doanh nghiệp sẽ không cần phải nộp lại hồ sơ này, điều này giúp giảm thiểu gánh nặng hành chính và thời gian cần thiết để tuân thủ các yêu cầu pháp lý mới.
>>> Khám phá: 7 Điểm mới nổi bật trong Luật sở hữu trí tuệ có hiệu lực năm 2026.
2.2. Cập nhật hồ sơ sau Nghị định mới
- Cập nhật định kỳ: Sau ngày 01/01/2026, các tổ chức sẽ có nghĩa vụ cập nhật hồ sơ này định kỳ mỗi 6 tháng. Việc cập nhật này không chỉ diễn ra trong các điều kiện bắt buộc mà còn khi có sự thay đổi liên quan đến thông tin không thuộc diện hồ sơ ban đầu.
- Thay đổi cần cập nhật ngay: Các tổ chức cần thực hiện việc cập nhật trong vòng 10 ngày khi có sự thay đổi về thông tin liên quan đến mục đích xử lý dữ liệu hoặc khi có thay đổi về cơ cấu tổ chức đang thực hiện việc xử lý dữ liệu. Việc này đảm bảo rằng mọi thông tin đều phản ánh chính xác tình hình thực tế và tuân thủ các quy định.
3. Các trường hợp cụ thể cần cập nhật hồ sơ
3.1. Khi nào cần cập nhật hồ sơ?
- Thay đổi cơ cấu tổ chức: Nếu tổ chức hoặc đơn vị được tổ chức lại, giải thể hoặc phá sản, việc cập nhật hồ sơ là bắt buộc để đảm bảo thông tin luôn chính xác và kịp thời.
- Thay đổi thông tin bên cung cấp dịch vụ bảo vệ dữ liệu: Nếu có sự thay đổi về tổ chức hoặc cá nhân cung cấp dịch vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân, các tổ chức cần phải thông báo ngay cho cơ quan chuyên trách.
- Ngành nghề và dịch vụ thay đổi: Nếu tổ chức thay đổi ngành nghề hoặc dịch vụ liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân, tổ chức đó cần cập nhật hồ sơ để phản ánh các hoạt động mới hoặc có sự điều chỉnh.
3.2. Hình thức nộp hồ sơ
Nộp trực tuyến hoặc trực tiếp: Các tổ chức có thể nộp hồ sơ dưới nhiều hình thức khác nhau, bao gồm việc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan chuyên trách. Sự linh hoạt trong phương thức nộp hồ sơ này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tạo thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.
>>> Tham khảo: Mẫu thông báo gửi hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân.
Kết luận
Nghị định 361/2025/NĐ-CP về hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 sẽ đem lại những thay đổi quan trọng trong quy trình quản lý và bảo vệ dữ liệu cá nhân. Những quy định mới giúp tổ chức và doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc tuân thủ pháp luật cũng như nâng cao trách nhiệm trong bảo vệ thông tin người tiêu dùng.
Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc sự hỗ trợ về các thủ tục liên quan đến hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân, vui lòng liên hệ với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc ghé thăm văn phòng trực tiếp. Chúng tôi có đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn một cách nhanh chóng và hiệu quả.
>>> Xem thêm: Các mức phạt vi phạm bảo vệ dữ liệu cá nhân từ ngày 01/01/2026.
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com
Tin cùng chuyên mục
