Hồ sơ công chứng được lưu trữ trong bao lâu?

16/11/2024

Bạn đang tìm hiểu hồ sơ công chứng được lưu trữ trong bao lâu? Điều này rất quan trọng khi bạn thực hiện các giao dịch cần công chứng. Việc nắm rõ thời gian lưu trữ của các hồ sơ công chứng giúp bạn bảo vệ quyền lợi và lập kế hoạch hợp lý cho các giao dịch pháp lý.

1. Thời hạn lưu trữ hồ sơ công chứng theo luật

Khi thực hiện các giao dịch dân sự, văn bản công chứng đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ của các bên.

Theo quy định tại Điều 64 Luật Công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng phải bảo quản hồ sơ công chứng một cách an toàn và chặt chẽ. Cụ thể, bản chính của văn bản công chứng, cùng với các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng, phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng (văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng).

Điều này có nghĩa là, văn bản công chứng, bao gồm hợp đồng và giấy tờ liên quan, sẽ được tổ chức công chứng bảo quản trong thời gian dài để các bên có thể truy cập và sử dụng khi cần thiết. Nếu cần lưu trữ ngoài trụ sở, tổ chức công chứng phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.

Hồ sơ công chứng được lưu trữ trong bao lâu?

>>> Tìm hiểu chi tiết về: Sao y bản chính giấy tờ

2. Các quy định chi tiết

2.1. Bảo quản hồ sơ

Tổ chức công chứng phải thực hiện các biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng để bảo vệ tính toàn vẹn của các tài liệu.

2.2. Lưu trữ tại trụ sở

Hồ sơ lưu trữ tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng phải được bảo quản ít nhất 20 năm. Trong trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở, cần có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.

2.3. Giá trị pháp lý

Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày công chứng viên ký và đóng dấu. Hợp đồng, giao dịch được công chứng có thể thi hành và có giá trị chứng cứ một cách rõ ràng. Cụ thể:

Các hợp đồng và giao dịch công chứng sẽ có hiệu lực từ thời điểm công chứng.
Trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ, bên còn lại có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định pháp luật.
Các bản dịch được công chứng cũng được xem như giấy tờ, văn bản có giá trị tương tự.

>>> Giải đáp thắc mắc: Bản sao giấy tờ có thời hạn bao lâu?

3. Thời hạn có hiệu lực của văn bản công chứng

3.1. Thời hạn hiệu lực

Hiện tại, Luật Công chứng không quy định cụ thể về thời hạn có hiệu lực của văn bản công chứng. Theo Điều 5 Luật Công chứng 2014, văn bản công chứng bắt đầu có hiệu lực từ thời điểm được ký và đóng dấu.

Do đó:

Không có quy định cụ thể về thời hạn của văn bản công chứng.
Thời hạn có thể phụ thuộc vào thỏa thuận của các bên. Nếu không có thỏa thuận nào, có thể hiểu văn bản công chứng có hiệu lực vô thời hạn.

3.2. Một số loại văn bản công chứng có thời hạn

Hợp đồng ủy quyền: Thời hạn hiệu lực sẽ theo thỏa thuận, nếu không có thì thường là 01 năm (theo Điều 563 Bộ luật Dân sự 2015).
Hợp đồng thuê nhà: Thời gian theo thỏa thuận giữa các bên.

Hồ sơ công chứng được lưu trữ trong bao lâu?

>>> Phân biệt: Sự khác nhau giữa chứng thực và công chứng

4. Văn bản sao y chứng thực và hiệu lực

Nghị định 23/2015/NĐ-CP không quy định thời hạn cho việc chứng thực sao y bản chính, do đó, bản sao y chứng thực có thể hiểu là không thời hạn, trừ một số trường hợp đặc biệt như:

Phiếu lý lịch tư pháp: Có hiệu lực không quá 90 ngày khi nhập, thôi, trở lại quốc tịch Việt Nam.
Chứng minh nhân dân: Có thời hạn 15 năm kể từ ngày cấp.
Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân: Hiệu lực cho đến khi người yêu cầu xin cấp giấy xác nhận mới.

5. Thời hạn công chứng văn bản

Theo Điều 43 Luật Công chứng 2014, thời hạn công chứng được xác định từ ngày thụ lý hồ sơ đến ngày trả kết quả công chứng. Cụ thể:

Thời gian công chứng không quá 02 ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch phức tạp, thời gian có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc.
Thời gian xác minh, giám định nội dung hoặc niêm yết việc thụ lý không tính vào thời hạn công chứng.
Đặc biệt, trong trường hợp hồ sơ hợp lệ đầy đủ, công chứng có thể hoàn thành ngay.

Địa điểm công chứng

Theo Điều 44 Luật Công chứng 2014, việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ các trường hợp đặc biệt như:

Người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại.
Người đang bị tạm giữ, tạm giam hoặc thi hành án phạt.
Người có lý do chính đáng không thể đến trụ sở tổ chức công chứng.

Hồ sơ công chứng được lưu trữ trong bao lâu?

>>> Tìm hiểu thêm về: Chứng thực điện tử như thế nào?

Trong bối cảnh các giao dịch ngày càng phức tạp, việc hiểu rõ hồ sơ công chứng được lưu trữ trong bao lâu là rất quan trọng để bảo vệ quyền lợi của bạn. Nếu bạn cần được tư vấn chi tiết về công chứng hoặc các vấn đề pháp lý khác, hãy liên hệ với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi có đội ngũ chuyên viên tận tình, sẵn sàng hỗ trợ bạn giải quyết các vấn đề liên quan đến pháp lý và thủ tục công chứng.

Hãy gọi chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả!

>>> Tìm kiếm: Văn phòng công chứng hồ sơ, giấy tờ gần bạn nhất.

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.

2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.