Văn phòng công chứng uy tín cần những tiêu chí nào?

Ngày nay, hai từ “công chứng” được mọi người nhắc đến thường xuyên trong đời sống hàng ngày. Từ việc nhỏ như sao y giấy tờ, tài liệu đến việc lớn là giao kết hợp đồng đều cần có sự xác nhận của Công chứng viên các tổ chức hành nghề Công chứng.

Để đáp ứng yêu cầu công chứng ngày càng tăng trong xã hội, Đảng và Nhà nước ta đã xã hội hóa hoạt động công chứng. Luật Công chứng năm 2006 có hiệu lực thi hành từ 01.7.2007 đã thực sự “mở cửa” cho lĩnh vực hoạt động công chứng tư nhân.

Nếu như những năm trước đây, chỉ có một số công chức Nhà nước được phép hành nghề công chứng, nay theo Luật Công chứng, Công chứng viên có quyền đề nghị Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cho phép thành lập Văn phòng Công chứng để thực hiện các giao dịch như mua bán nhà đất, thế chấp tài sản, thừa kế, di chúc, ủy quyền vv...

Các Văn phòng công chứng do cá nhân Công chứng viên thành lập có giá trị pháp lý như các Phòng Công chứng Nhà nước. Mặt khác, nhiều Văn phòng Công chứng tư nhân còn có đội ngũ công chứng viên, chuyên viên có trình độ chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm, có nền tảng kiến thức pháp luật chuyên sâu, am hiểu trong các lĩnh vực như luật hình sự, dân sự, kinh tế nên điều hành bộ máy Văn phòng công chứng hoạt động rất uy tín, hiệu quả và đã khẳng định được vị thế của mình với các tổ chức, cá nhân…như các tổ chức tín dụng của Ngân hàng, nhà đầu tư bất động sản…

Theo thống kê của Sở Tư pháp thành phố Hà Nội, toàn thành phố hiện có 122 tổ chức hành nghề công chứng, “phủ sóng” tại tất cả các quận, huyện, thị xã, nhưng tập trung nhiều nhất tại các quận nội thành như: Đống Đa, Hai Bà Trưng, Ba Đình, Hoàn Kiếm, Hà Đông, Cầu Giấy, Hoàng Mai, Tây Hồ…Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn “nhận diện” Văn phòng công chứng (VPCC) nào là VPCC tốt, uy tín, chuyên nghiệp và đáng tin cậy.

1. Về địa điểm

VPCC ở nơi giao thông thuận tiện, dễ tìm kiếm, không tắc đường, ngập lụt, có nhiều chỗ đỗ xe ô tô, xe máy và có bảo vệ trông giữ cẩn thận, ưu tiên VPCC nằm ở mặt phố chính. Vị trí của VPCC cũng rất quan trọng, để bạn đỡ mất nhiều thời gian đi lại.

2. Công chứng viên (CCV)

Công chứng viên phải có trình độ chuyên môn cao, có kinh nghiệm lâu năm trong nghề. Tư vấn qua điện thoại hay trực tiếp phải ngắn gọn, xúc tích, dễ hiểu, không tiếc thời gian lắng nghe bạn, không bắt buộc bạn phải mang hồ sơ, giấy tờ qua VPCC rồi mới tư vấn cho bạn. Nếu VPCC nào yêu cầu bạn mang giấy tờ qua rồi mới tư vấn thì đó là VPCC làm việc theo nguyên tắc cứng nhắc, không linh hoạt vì người ta nghĩ rằng bạn hỏi chỉ là để tham khảo chứ không có nhu cầu thật nên yêu cầu phải có hồ sơ rồi mới tư vấn.

3. Tư vấn về hợp đồng, giao dịch (giấy tờ làm căn cứ)

Thí dụ, Bạn đang cần công chứng hợp đồng bán căn hộ chung cư, nhưng hai vợ chồng mỗi người đăng ký ở một quyển hộ khẩu khác nhau mà sổ đỏ (GCN- QSDĐ) chỉ đứng tên mình bạn. Đúng luật thì bạn phải có giấy đăng ký kết hôn để khẳng định hai bạn là vợ chồng với nhau rồi mới ký bán được. Nhưng VPCC không tốt, sẵn sàng bỏ qua cho bạn. Lúc này, bạn rất hoan hỉ, vui sướng khi yêu cầu của bạn được đáp ứng. Cho đến một ngày bạn không ngờ rằng văn bản đã công chứng của bạn vẫn có thể bị vô hiệu bởi quyết định của Tòa án mà nguyên nhân chính có thể đến từ việc bạn đã “được” bỏ qua một loại giấy tờ như giấy kết hôn nói trên. Do vậy, chúng tôi khuyên bạn nên lựa chọn VPCC nào để có được sự an toàn tuyệt đối cho bạn.

3. Tư vấn về thuế thu nhập và thuế trước bạ nhà đất

Trước khi ký vào hợp đồng công chứng. Công chứng viên (CCV) phải có trách nhiệm tư vấn và giải thích cho bạn rõ các quy định về thuế thu nhập cá nhân cũng như thuế trước bạ nhà đất, lệ phí sang tên sổ đỏ.

Thí dụ: Bạn muốn bán một căn nhà, giá trị thực tế theo thỏa thuận là 5 tỷ đồng, nhưng trong hợp đồng công chứng chỉ để giá trị 1 tỷ đồng thì Cơ quan thuế sẽ thu như thế nào?. Và cái gì sẽ xảy ra nếu có tranh chấp giữa bên mua và bán.

5. Phí công chứng và thù lao soạn thảo

Một trong những vấn đề quan trọng mà bạn không thể bỏ qua khi lựa chọn một Văn phòng Công chứng, đó là giá dịch vụ và phí công chứng. Phí công chứng và thù lao soạn thảo do Nhà nước quy định và được niêm yết công khai tại trụ sở VPCC. Nếu là VPCC uy tín sẽ thông báo cho bạn trước khi thực hiện công việc. Theo chúng tôi, bạn nên chọn VPCC có thái độ phục vụ nhiệt tình, niềm nở, tận tâm như: “ký ngoài trụ sở, ngoài giờ làm việc” dù có đi lại vài lần mới xong việc nhưng không tỏ thái độ bực dọc, cáu gắt và đòi thêm chi phí (bạn nên tham khảo những VPCC không thu phí ký ngoài giờ và ngoài trụ sở).

6. Làm thế nào để an toàn pháp lý cho bạn

Theo quy định của pháp luật, mỗi loại giao dịch công chứng sẽ phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ bao gồm “chủ thể - đối tượng” và các giấy tờ khác liên quan để làm căn cứ giao kết hợp đồng. VPCC nào bắt buộc bạn phải tuân thủ các quy định của pháp luật thì đó là VPCC uy tín và có trách nhiệm.

Việc cung cấp đầy đủ giấy tờ, chính là đảm bảo an toàn pháp lý cho giao dịch của bạn, phòng ngừa những vi phạm hay thiệt hại có thể xảy ra cho bạn. Vì vậy mà bạn không nên trách họ, nếu họ đòi hỏi nhiều loại giấy tờ bạn nhé.

7. Kỹ năng xử lý tình huống

Với các giao dịch dân sự, bên cạnh nguyên tắc “tự do, tự nguyện cam kết, thỏa thuận”, pháp luật vẫn còn có các quy định khác nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các tổ chức, cá nhân khi giao dịch. Trong một vài trường hợp, bạn không thể cung cấp đầy đủ một số giấy tờ theo quy định của pháp luật cũng như của VPCC yêu cầu. Lúc này thực sự bạn mới cần đến một VPCC uy tín, chuyên nghiệp thì mới có thể tìm ra giải pháp và xử lý linh hoạt cho bạn nhưng tuyệt đối không được trái với quy định của pháp luật.

8. Đồng hành và có trách nhiệm với khách hàng

Trong công việc hàng ngày, thực hiện nhiều giao dịch, có lẽ không thể nào tránh khỏi sai sót, nhầm lẫn như sai lỗi chính tả do đánh máy hoặc các lỗi nhỏ tương tự khác thì bạn cũng nên thông cảm, bỏ qua cho họ. Nếu họ nhận trách nhiệm về mình và sửa sai thì đó là VPCC Tốt, uy tín và đáng tin cậy.

Hy vọng bài viết này sẽ đem lại cho bạn những điều bổ ích.

Trân trọng!

VPCC Nguyễn Huệ

Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội

Tel: 0966.22.7979 – 0935.669.669

Gmail: ccnguyenhue165@gmail.com